الدليل الإرشادي لعمل المراقب الداخلي في شركات وساطة التأمين
يُلغى هذا الدليل بتاريخ 15/02/2025 ويحلّ محلّه نظام وسطاء التأمين المُحدّث رقم (1/2024).أولاً: مقدمة
لقد تطورت إجراءات وعمليات الرقابة الداخلية من الأساليب التقليدية إلى الأساليب الحديثة المنبثقة عن الجمعيات المهنية العالمية والتي من وضعت معايير دولية لعمليات الامتثال من حيث تخطيط وتنفيذ أنشطة الرقابة الداخلية، بحيث يتم تركيز جهود المُراقب الداخلي نحو المجالات الأكثر خطورة وذات الأهمية الكبرى في الشركة. إن شركات وساطة التأمين هي من أكثر الشركات حاجة إلى تطبيق إجراءات الرقابة والمراجعة الداخلية لغايات تقديم خدمات وتحقيق نتائج فعالة تستند على نظام تقديم خدمات نوعي قوي، والبحث عن السبل الناجعة التي تضمن سلامة اتخاذ القرارات والحد من عمليات التلاعب والاختلاس والغش وكل المخاطر التي تواجه شركات وساطة التأمين.
تعتبر وظيفة المراقب الداخلي في شركات التأمين ووسطاء التأمين من الوظائف الجديدة المستحدثة حيث تتلخص مهمة من يشغلها:- القيام بمهام الرقابة الداخلية كنشاط منظـم وممنهج يمارس بشكل موضوعي الهدف منه إضافة قيمة تشاركية في تحقيق أهداف المؤسسة.
- يجب أن يتمتع المراقب الداخلي بالاستقلالية التامة في التنظيم المؤسسي لكي يتمكن من القيام بالمهام المنوطة به.
- يقدم المراقب الداخلي تأكيدات بخصوص تقييم وفاعلية إدارة المخاطر والأنظمة الرقابية الداخلية الخاصة بالشركة والحوكمة والالتزام بالسياسيات واللوائح التنظيمية.
وبالتالي يمكن تلخيص مهمة المراقب الداخلي بالتأكد والاطمئنان إلى أن ما تقوم به شركة وساطة التأمين، من أعمال وما يتم اتخاذه من إجراءات في ميادين معينة من النشاط التأميني ينسجم مع الأحكام الواردة في القوانين الصادرة في الدولة بشكل عام ومع القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات الصادرة عن هيئة التأمين بشكل خاص، كما أنه يعتبر مسؤولاً عن تقديم ما تطلبه هيئة الرقابة على أعمال التأمين من معلومات وبيانات ومستندات تتعلق بتلك الميادين المعينة.
وتؤكد الهيئة أنه يقع على عاتق الإدارة العليا مسؤولية اتخاذ كافة الإجراءات الضرورية التي تضمن استمرارية عمل المراقب الداخلي وخاصة فيما بتوفير المعلومات والبيانات وتسهيل عمل المراقب الداخلي، كما تؤكد على ضرورة أن يبرهن المراقب الداخلي في عمله درجة عالية من المهنية والموضوعية بحيث أن يتجرد المراقب الداخلي من أي مصالح تؤثر على أحكامه وتجعله متحيزاً.ثانياً: المبادئ الأساسية لمزاولة مهنة المراقب الداخلي
- الاستمرارية: يجب أن تتسم أنشطة الرقابة الداخلية بالاستمرارية والديمومة من حيث تنفيذ المهام والواجبات الخاص به، وفي سبيل ذلك يقع على عاتق الإدارة العليا مسؤولية اتخاذ كافة الإجراءات الضرورية التي تضمن استمرارية عمل المراقب الداخلي وخاصة فيما بتوفير المعلومات والبيانات وتسهيل عمل المراقب الداخلي.
- الاستقلالية: تتطلب استقلالية المراقب الداخلي أن تكون تبعيته التنظيمية لأعلى مستوى من الإدارة التنفيذية ويكون الاتصال مباشرة مع هذا المستوى كما تتوجب الاستقلالية من المراقب الداخلي أن لا يكون صاحب القرار في وضع السياسات والإجراءات (من الممكن المساهمة ضمن فريق عمل الشركة) أو القيام بأي عمل تنفيذي آخر في الشركة.
- النزاهة: ويجب على المراقب الداخلي التحرر من التبعية الفكرية للإدارة، وأن يبذل عناية مهنية عالية في القيام بكل أعمل المراقبة الداخلية وأن يعمل المُراجع الداخلي على تحقيق مصلحة المؤسسة بما لا يتعارض مع القيم الأخلاقية للمهنة.
- الموضوعية: يجب أن يبرهن المراقب الداخلي في عمله درجة عالية من المهنية والموضوعية بحيث أن يتجرّد المراقب الداخلي من أي مصالح تؤثر على أحكامه وتجعله متحيزاً.
ثالثا : إجراءات المراجعة والمتثال :
- برنامج الرقابة الداخلية هو عبارة عن خطة عمل المراقب الداخلي التي يتبعها في مراجعته السجلات والدفاتر وما تتضمنه من بيانات ومراجعته لتنفيذ السياسات والإجراءات المكتوبة وأن تتم بتوافق مع القوانين والأنظمة والتعليمات الصادرة من الجهات التنظيمية، كما تحتوي هذه الخطة على الأهداف الواجب تحقيقها والخطوات التي ستتخذ في سبيل تحقيق هذه الأهداف، والوقت المحدد لإنهاء كل خطوة، والشخص المسؤول عن تنفيذها. والبرنامج يحقق عدة أهداف كونه أداة رقابة وتخطيط يستطيع المراقب بواسطتها تتبع عملية المراقبة وعدد الساعات التي أمضيت في كل عملية. ومن الاعتبارات الواجب أخذها في الحسبان عند تصميم برنامج المراقبة الداخلية ما يلي:
- مدى كفاءة نظام الرقابة الداخلية الموجود بشركة وساطة التأمين، وبناء على درجة الكفاية تلك يتحدد نطاق عملية المراجعة والرقابة والضبط الداخلية.
- الأهداف التي يرمي إلى تحقيقها لأن الرقابة الداخلية هي وسيلة وليست غاية بحد ذاتها، فيجب أن يتيح البرنامج تحقيق تلك الأهداف.
- استخدام وسائل المراجعة والرقابة التي تمكّن المراجع من الحصول على قرائن قوية في حـجيـــــتها. إتباع طرق المراجعة التي تلاءم ظروف كل حالة، فلكل منشأة ظروفها الخاصة والتي على ضوئها يقوم المراقب الداخلي بإعداد برنامج الرقابة الملائم.
- أنواع برامج المراجعة (التدقيق):
- "لا يمكن وضع برنامج موحد للرقابة والمراجعة بكافة أنواعها بحيث يطبق على المنشآت المختلفة أو حتى المتماثلة وذلك بسبب اختلاف الظروف الخاصة بكل شركة وساطة والتي تميزها عن غيرها". وبشكل عام فإن هناك نوعين من برامج المراجعة هما:
- 1. برامج رقابة دورية وثابتة أو مرسومة مقدماً.
- 2. برامج مراجعة طارئة تنشأ عن حدوث أي نوع من أنواع المشاكل التي تؤثر على أداء الشركة ويكون فيها خرق واضح للأنظمة والتعليمات أو السياسات والإجراءات.
رابعاً: عناصر عمل الر اخلية والامتثال قابة الد
- تقدم وظيفة الرقابة الداخلية خدماتها لكل من إدارة الشركة ومجلس إدارتها، وهم يتحملون مسؤوليات تزويد المراقب الداخلي بجميع المعلومات التي تساعده على تقييم وملائمة نظام الرقابة الداخلية وفعاليته ويقع على عاتق إدارة الشركة تمكين المراقب الداخلي من رفع التقارير الدورية إلى هيئة التأمين، وتقسّم عملية المراجعة والرقابة إلى عدة عناصر رئيسية حسب تسلسلها وأهميتها وفق ما يلي:
- أ. الحصول على معرفة عامة حول المؤسسة وان المراقب بحاجه إلى مؤشرات فنية وقانونية حول المنشأة التي ينوي مراجعتها.
- ب. فحص وتقييم نظام الرقابة الداخلية والاختبارات القبليَة للرقابة الداخلية على العمليات (اختبارات الالتزام بالسياسات). ويلجأ المراقب الداخلي بسبب الكم الهائل من العمليات إلى الأساليب العملية والإحصائية في تحديد حجم العيّنة الممثلة للحالة ويجب على المراقب الداخلي في هذا السياق العمل وفقاً للإجراءات المكتوبة المستخدمة في المنشأة ليستطيع الحكم على أن نظام الرقابة الداخلية شامل ويمكن الاعتماد عليه أم لا، وأهم خطوة يقوم بها المراجع هي دراسة نظام الرقابة الداخلية وعلى ضوء هذه الدراسة يتم تحديد الخطوات اللاحقة وتقرير حجم الاختبارات.
- ج. فحص العمليات والإجراءات وتقديم تقارير عن مدى التزامها بالأنظمة والتعليمات والتعاميم الصادرة عن هيئة التأمين والعمل على إرسال نسخة من تقارير الرقابة الداخلية عن طريق إدارة الشركة على أن يكون موقّع من إدارة الهيئة والمراقب الداخلي.
- د. التأكد من أن نظام الرقابة الداخلية للمنشأة فعال كحد أدنى، وهو في هذا السياق يتأكد من عدم ارتكاب أخطاء أو أعمال غش، ثم ينتقل إلى العمليات التي يصعب على نظام الرقابة الداخلية اكتشافها، ويقوم بمراجعة تحليلية عن طريق المقارنة ودراسة تطورها من دورة إلى أخرى.
- ه. إعداد تقرير المراجعة، ولكي يحقق المراقب الداخلي النجاح في مهامه فإنه يجب أن يكون على أفضل مستوى من العلاقات المهنية والشخصية مع جميع العاملين في شركة وساطة التأمين والتي يعمل فيها بحيث يتم خلق أفضل الأجواء لتحقيق تعاون فعّال بينه وبين دوائر وأقسام الشركة، إذ بدون هذا التعاون تصبح مهمة المراقب الداخلي غير سهلة.
- تقدم وظيفة الرقابة الداخلية خدماتها لكل من إدارة الشركة ومجلس إدارتها، وهم يتحملون مسؤوليات تزويد المراقب الداخلي بجميع المعلومات التي تساعده على تقييم وملائمة نظام الرقابة الداخلية وفعاليته ويقع على عاتق إدارة الشركة تمكين المراقب الداخلي من رفع التقارير الدورية إلى هيئة التأمين، وتقسّم عملية المراجعة والرقابة إلى عدة عناصر رئيسية حسب تسلسلها وأهميتها وفق ما يلي:
خامساً: واجبات ومسؤوليات المراقب الداخلي في شركات وساطة التأمين
تشمل البنود الآتية بعض من المهام الرئيسية والأساسية للمراقب الداخلي في شركات وساطة التأمين:
- الاطلاع على القوانين ذات العلاقة والمعرفة التامة بجميع القوانين والأنظمة والتعليمات الصادرة من هيئة التأمين والخاصة بعمل وسيط التأمين (وما يتبعها من تعديلات، أو يصدر بعدها من أنظمة وتعليمات)، مرفق لائحة بأهم القوانين والأنظمة والتعليمات الواجب العمل على مراجعتها.
- الاستمرار في إطلاع الإدارة العليا من مجلس إدارة ومجلس مديرين وموظفين رئيسية بجميع القواعد والسياسات المطبقة الخاصة بالالتزام التي يتوجب التزام الشركة بها.
- العمل على إطلاع جميع العاملين بالشركة عن طريق الإدارة العليا على جميع سياسات وتعليمات الإلتزام وما يطرأ عليها من تحديث.
- إعداد سياسات وإجراءات شاملة للرقابة الداخلية في شركات وساطة التأمين تتضمن مراجعة داخلية فعالة للأنظمة والتعليمات والممارسات المطبقة في نشاطات الشركة، ويجب اعتمادها من مجلس إدارة الشركة.
- تحديث السياسات والإجراءات دورياً بما يضمن التزام الشركة بكافة مستجدات الأنظمة والتعليمات المتعلقة بكافة عمليات الشركة ونشاطاتها.
- إجراء مراجعة سنوية وربعية لجميع التعليمات المدرجة في أدلة السياسات والإجراءات المطبقة في الشركة للتأكد من تطابقها وتوافقها والتقيد بتنفيذها وفق متطلبات القانون واللائحة وتعديلاتها والأنظمة والتعليمات والتعاميم الصادرة عن هيئة التأمين.
- إجراء مراجعة بشكل طارئ ومفاجئ بعد التنسيق مع إدارة الشركة للتأكد من صحة الإجراءات والسياسيات المطبقة وفق ما ذُكر في الفقرة السابقة.
- الإعداد لخطة شاملة للفحص والتأكد أن جميع السياسات والإجراءات المكتوبة المعتمدة في البنك متوافقة ومتطابقة مع قواعد الإلتزام المطبقة.
- رفع التقارير السنوية والربعية الدورية عن الرقابة الداخلية على موقع الخاص بهيئة التأمين، ويمكن للمراقب الداخلي رفع تقارير شهرية في حال دعت الضرورة لذلك أو في حال تم طلب ذلك من قبل إدارة الهيئة.
- التأكد من تطبيق إدارة الشركة والعاملين فيها لخطة تصويب الأوضاع المعتمدة من قبل مجلس إدارة الشركة وفق تقارير الرقابة الداخلية المعتمدة.
سادساً: المهام المتخصصة للمراقب الداخلي في شركات وساطة التأمين
تعتـبر الرقابة الداخلية على أداء عمل الإدارات الفنية في شركات وساطة التأمين من أهم الجوانب التي يجب على المراقب الداخلي متابعتها والإلمام بكافة جوانبها، حيث تشمل هذه المهام الخاصة مراجعة أداء جميع الإدارات والأقسام الفنية وخاصة تلك المتعلقة بالأعمال الفنية بوساطة التأمين وتشكل المهام أدناه جزء من المهام الأساسية للمراقب الداخلي.
أولاً: تنفيذ قرار مجلس الإدارة رقم (15) لسنة 2013 والقرار رقم (58) لسنة 2013 وقرار رقم (20) لسنة 2014 بشأن نظام الوسطاء.
يجب على المراقب الداخلي في شركة وساطة التأمين العمل على إتمام مراجعة دورية لتطبيق الشركة لقرار مجلس إدارة هيئة التأمين رقم (15) لسنة 2013 وتعديلاته من قرارات لاحقة أو قرارات تنفيذية صادرة عن إدارة الهيئة وبالتحديد الإلتزامات على شركة وساطة التأمين والواردة في الفصل الرابع من القرار المذكور والمتعلقة بالتزامات الوسيط تجاه الهيئة وشركات التأمين والعملاء، وأن يوضح التقرير نقاط الخلل الواردة وما هي الإجراءات التصحيحية المتفق عليها مع إدارة شركة وساطة التأمين وما هو الإطار الزمني للخطة المقترحة.
ثانياً: تنفيذ تعليمات مواجهة غسل الأموال ومكافحة تمويل الإرهاب في أنشطة التأمين:
- أصدرت هيئة التأمين تعليمات بشأن مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب في أنشطة التأمين بقرار مجلس إدارة الهيئة رقم (13) لسنة 2015 وقد تضمنت التعليمات تعريفات واضحة لأعمال التأمين، ولعملية غسل الأموال وتمويل الإرهاب بالإضافة إلى تعريف المعاملات المشبوهة والمعاملات غير العادية. وفيما يلي خلاصة بأهم المهام الملقاة على عاتق المراقب الداخلي بهذا الصدد منوهين إلى ضرورة الإلتزام الكامل بجميع أحكام التعليمات المذكورة:
- يجب على المراقب الداخلي التأكد من صحة الإجراءات المتبعة لفتح حساب عميل في الشركة، ومنها المعرفة التامة بمعلومات العملاء وفق نموذج واضح يُعتمد من إدارة الشركة.
ومن أهم المعلومات الواجب التحقق منها من قبل المراقب الداخلي هي:
- إذا كان العميل شريكاً مقرباً من الأشخاص الأجانب المنكشفين سياسياً، كما يشمل ذلك:
- أ. الشخص الأجنبي المنكشف سياسياً.
- ب. أفراد العائلة المباشرين (الأزواج والأولاد وأزواجهم والوالدين).
- ج. الشركاء المعروفين بأنهم مقربون للفرد وهم:
- • الأفراد الذين لديهم ملكية انتفاع مشتركة لكيان قانوني أو ترتيب قانوني أو أي علاقة عمل مقربة مع الشخص الأجنبي المنكشف سياسياً.
- • الأفراد الذين لديهم ملكية حق انتفاع منفردة لكيان قانوني أو ترتيب قانوني أنشئ لمصلحة الشخص الأجنبي المنكشف سياسياً.
- على المراقب الداخلي التأكد من حصول الشركة على جميع المعلومات والوثائق الضرورية للعملاء والتي تشمل:
- أ. الأشخاص الطبيعيين: الاسم الكامل والجنسية ومكان وتاريخ الميلاد والعنوان الحالي ومكان الإقامة الدائم ومكان العمل وتدقيق جواز السفر و/أو بطاقة الهوية بالنسبة للعملاء الافراد والاحتفاظ مصدّقة عنها، وبشأن الأشخاص ناقصي أو عديمي الأهلية يتوجب الحصول على المستندات المتعلقة بهم ومن يمثلهم قانوناً، حسب مقتضى الحال.
- ب. الأشخاص الاعتباريين: يجب الحصول على المعلومات الكاملة والوثائق وبشكل خاص (السجل التجاري وعقد التأسيس للنظام الأساسي) مع بيان تاريخ التجديد والاحتفاظ بنسخة منها كما يجب الحصول على اسم المالك وعنوانه وأسماء وعناوين الشركاء وجنسياتهم.
- ج. شركات المساهمة العامة: يجب الحصول على أسماء وعناوين رئيس وأعضاء مجلس الإدارة والمساهمين الذين تزيد ملكية كل منهم على نسبة 5% فأكثر.
- في حالة كون المعاملة تتم لصالح شخص أو جهة أخرى فلا بد للمراقب الداخلي التأكد من حصول الشركة على نسخة من هوية ذلك الشخص أو تلك الجهة والاحتفاظ بنسخة عن التفويض مصدقة والحصول علـى المعلومات الوافية عنه وتسجيل تلك المعلومات.
- عند التعامل مع الجمعيات التعاونية أو الاجتماعية أو المهنية فلا بد من الحصول على نسخة من قرار إشهار تلك الجمعية الصادر والموقع من قبل وزيـر الشؤون الاجتماعيــة.
- يجب على المراقب الداخلي التأكيد على حظر فتح حساب باسم مستعار ويجب دائماً اعتماد اسم صاحب الحساب كما هو في الهوية أو جواز السفر أو الرخصــــــــــــــــة التجارية وعلى المسؤول المكلف بفتح الحساب القيام بالفحص العيني لجواز السفر والرخصة التجارية أو أية بطاقة إثبات هوية والاحتفاظ بنسخة من تلك الوثائق والتأشير عليها بما يفيد أنها صورة طــــــــبق الأصل والتوقيع على ذلـــك.
- يجب على المراقب الداخلي للشركة الإلمام بالأشخاص المدرجة أسمائهم على قائمة الأمم المتحدة للإرهاب، ومقارنة اسماء جميع عملاء الشركة بتلك القائمة، مع إبلاغ الوحدة بأي معاملة مرتبطة بتلك القائمة، مع تحديث قائمة الأشخاص بشكل دوري من خلال الموقع الإلكتروني لمجلس الأمن WWW.UN.ORG.
- يجب على المراقب الداخلي العمل على تحديد الأسس اللازمة لتصنيف عملاء شركة وساطة التأمين حسب درجة مخاطر ارتباطهم بعمليات غسل الأموال وتمويل الإرهاب يراعى اعتماد نظام لتصنيف العملاء مبني على أسس منطقية مع تحديثه باستمرار، ووفقا للقرار الإداري رقم (79) لسنة 2015 بشأن دليل الإرشادات لمواجهة غسل الأموال ومكافحة تمويل الإرهاب في أنشطة التأمين على أن يتم تضمين هذا النظام المخاطر التالية على الأقل:
- أ. المخاطر المتعلقة بالخدمات والمنتجات.
- ب. مخاطر العملاء.
- ج. المخاطر المتعلقة بمناطق جغرافية معينة.
- فيما يتعلق بعمليات تمويل الإرهاب نشير إلى القانون الاتحادي (الذي صدر بتاريخ 20/08/2014) رقم (7) لسنة 2014 في شأن مكافحة الجرائم الإرهابية وبشكل خاص تعريف الجريمة الإرهابية والغرض الإرهابي والنتيجة الإرهابية في المادة (1) من القانون وإلى المادتين (29) – (30) من القانون والمتعلقتين بجرائم تمويل الإرهاب حيث يجب أن يقوم المراقب الداخلي بمراجعة نصوص هذا القانون والعمل على تطبيقها بدقة.
- في حالة وجود أسباب جدية توحي بالشك باحتمال وجود عملية غسل أموال أو تمويل عملية إرهاب فإن المراقب الداخلي يقوم، وبشكل بعيد عن الأنظار، بالتأكد من هوية العميل أو الشخص ذي العلاقة وبشكل لا يؤدي إلى معرفة العميل أو الشخص المذكور بوجود شكوك تخص معاملته وذلك بصرف النظر عن مقدار المبلغ موضوع العملية.
- في حالة وجود حالة من الحالات المذكورة أعلاه،
- أ. يعمل المراقب الداخلي، بعد أخذ رأي إدارة الشركة، على تجميد المعاملة.
- ب. يجب على المراقب الداخلي والشركـة بعد تجميد المعاملة مباشرة إبلاغ وحدة المعلومات المالية لمواجهة غسل الأموال والحالات المشبوهة المنشأة في المصرف المركزي بالدولة عن طريق النظام الإلكتروني أو أي طريقة مناسبة مع إخطار الهيئة بما تم إبلاغه إلى الوحدة.
- ج. يحتفظ المراقب الداخلي في دائرته بنسخة من المعلومات التي ارسلت إلى المصرف المركزي وهيئة التأمين.
- د. تجميد الأموال في الحالات المشبوهة يتم بأمر من المصرف المركزي.
- ه. وقد تأمر النيابة العامة، بعد إبلاغها من قبل المصرف المركزي بالتحفظ على الأموال أو الوسائط المستخدمة في العمليات المشبوهة وفي نهاية الأمر فإن مصير العملية يخضع إلى قرار المحكمة المختصة.
- و. لا يفترض المراقب الداخلي استبعاد احتمال حصول عملية غسل أموال أو تمويل عملية إرهاب في هذا النوع أو الفرع من أنواع وفروع التأمين أو ذاك ومع ذلك فإن أكثر فروع التأمين عرضة لأن تستخدم لتلك الأغراض هي:
- أ. التأمين على الحياة والتكافل العائلي (التأمين المختلط).
- ب. التأمين البحري بضائع.
- ج. تأمين محلات المجوهرات والأحجار الكريمة.
ونؤكد في نهاية هذا الجزء من الدليل على ضرورة مراعاة المراقب الداخلي الأمرين الآتيين:
- أ. التطبيق الكامل لقرار مجلس إدارة الهيئة رقم (13) لسنة 2015 تعليمات بشأن مواجهة غسل الأموال ومكافحة تمويل الإرهاب في أنشطة التأمين والدليل الإرشادي رقم (79) لسنة 2015 بشأن دليل الإرشادات مواجهة غسل الأموال ومكافحة تمويل الإرهاب في أنشطة التأمين.
- ب. عدم البدء بالإجراءات ما لم تكن هناك أسباب جدية للشك.
- ج. أن تتم الإجراءات التي تتخذ بشكل يتسم بالسرية التامة.
ثالثاً: المهام المتعلقة بالإفصاحات والبيانات المالية وغير المالية لشركة وساطة التأمين
يجب على المراقب الداخلي بالتعاون مع إدارة الشركة العمل على إخطار وموافاة الهيئة بما يلي:
- أ. تقرير ربع سنوي موقّع من قبل رئيس مجلس الإدارة أو المدير العام أو التنفيذي عن أعمال وساطة التأمين والحسابات المتعلقة بها ومتضمن تقرير عن الملاءة المالية وفق المتطلبات المحددة وذلك خلال مدة لا تتجاوز 30 يوم من انتهاء الفترة الربعية.
- ب. تقرير سنوي موقّع من مجلس الإدارة أو مجلس المديرين، يتضمن كافة أعمال وساطة التأمين التي مارسها خلال العام والبيانات المالية السنوية الختامية مدققة ومرفق بها تقرير مدقق الحسابات الخارجي، وذلك خلال فترة لا تتجاوز (60) يوم عمل من انتهاء السنة المالية.
- ج. بيان سنوي للإطار العام لإدارة المخاطر الذي يشمل إجراءاتها الداخلية لتقييم ملاءته المالية وبما يتناسب مع المخاطر التي قد يتعرض لها مركزه المالي واستراتيجيته في تخصيص رأس المال لمواجهة تلك المخاطر.
- د. نسخة من أي اتفاقيات الوساطة التي تم عقدها مع الشركات وذلك خلال سبعة أيام عمل من توقيعها وذلك على النظام الإلكتروني الخاص بهيئة الـتأمين.
- ه. بشأن تعيين الموظفين المعتمدين وأي تعديل أو تغيير يطرأ بشأن انتقالهم أو انتهاء خدمتهم وبيان الأسباب ذلك خلال يومي عمل، كما يلتزم بإخطار الهيئة بتعيين بديل عنه لحين ملء الشاغر بصورة دائمة وخلال فترة 60 يوم عمل من تاريخ شغوره.
- و. أي تغيير يطرأ على أي من البيانات أو المستندات التي تم قيده بناءً عليها، وذلك خلال خمسة أيام من تاريخ حدوث التغيير.
- ز. بكافة البيانات والإحصائيات التي يتم طلبها ووفق المدة المحددة من قبل الهيئة.
- ح. يجب على وسيط التأمين أن يضمن تقاريره المالية السنوية والمرحلية بكافة البيانات والمعلومات الضرورية التي تتعلق بملاءته المالية وأنظمته ولأهدافه لإدارة مخاطر مركزه المالي بما فيها كشف تفصيلي بأعمار وأرصدة الذمم الدائنة بالإضافة إلى الإيرادات من الأقساط والعمولات من كل شركة.
التقرير الربع سنوي للرقابة الداخلية الشركة الأنشطة المرخص بها تاريخ التقرير فترة الفحص المراقب الداخلي بيانات التواصل أولاً: التحقق من مدى الإمتثال للقرارات والقوانين والأنظمة قرار مجلس إدارة الهيئة رقم (15) لسنة 2013 الخاص بنظام وساطة التأمين
مدة الإلتزام م أحكام القرار ملتزم غير ملتزم جاري العمل لا ينطبق أسباب عدم الإلتزام توصيات المراقب الداخلي توصيات الإدارة العليا الإجراءات التصحيحية التوقيت الزمني للتصحيح المرفق المادة مقترح للمستندات والبيانات التي يتم مراجعتها للتأكد من الالتزام بنصوص المواد القانونية ويمكن لضباط الإمتثال وضع إجراءات وأدلة ومستندات مساندة أخرى غير الواردة في الشرح للتأكد من الالتزام بالأنظمة والقوانين والمواد القانونية الواردة. 1 أحكام المادة (2) البند (2) لا يجوز لأي شخص مزاولة نشاط وساطة التأمين في الدولة إلا بعد الحصول على ترخيص من الهيئة يجدد سنوياً وفقاً لأحكام هذا النظام.. التأكد على أن رخصة هيئة التأمين سارية وفعالة 2 احكام المادة (3) البند (1) يجوز لوسيط التأمين أن يجمع بين أعمال الوساطة في تأمين الأشخاص وعمليات تكوين الأموال من جهة، والوساطة في تأمين الممتلكات والمسؤوليات من جهة أخرى بشرط أن يتم الفصل الكامل بين النوعين سواء بالنسبة للدفاتر والسجلات أو الأشخاص العاملين في كل نوع من نوعي التأمين. التأكد على الفصل بين نوعي التأمين من خلال وضع سياسات واضحة للفصل بين الدوائر المعنية وعدم التداخل بين الأعمال ووجود آلية فصل واضحة في السجلات الخاصة بالشركة 3 أحكام المادة (3) البند (3) لا يجوز لوسيط التأمين أن يجمع بين صفته كوسيط تأمين من جهة، ووكيل تأمين أو استشاري تأمين أو خبير كشف وتقدير الأضرار أو اكتواري من جهة أخرى. المراجعة الدورية للخدمات المقدمة من الشركة ومراجعة النظام الأساسي والنظام الداخلي والسياسات الخاصة بالوصف الوظيفي لكل دائرة للتحقق من تقديم خدمات وساطة التأمين وعدم تقديم أي خدمات للمهن المذكورة في المادة. 4 أحكام المادة (3) البند (4) يجوز لوسيط التأمين الجمع بين أعمال وساطة التأمين وفقاً لأحكام هذا النظام، ووساطة إعادة التأمين، مع مراعاة عدم الجمع بين الصفتين (وسيط تأمين، وسيط إعادة التأمين) بالنسبة لنفس العملية ولنفس الجهة التي يعمل لحسابها. يمكن للوسيط إضافة أعمال وساطة إعادة التأمين بعد موافقة الهيئة ومقابلة الموظف المتخصص بأعمال وساطة إعادة التأمين، ويجب على ضابط الإمتثال التأكد من أن النظام الأساسي للشركة والنظام الداخلي وإجراءات العمل تسمح وتنظم ممارسة أعمال وساطة التأمين. 5 أحكام المادة (3) البند (5) لا يجوز لوسيط التأمين أن يكون شريكاً أو وكيلاً لأي وسيط تأمين آخر. التحقق من استثمارات الشركة الواردة في السجلات المالية والعقود المبرمة مع أي وسيط آخر في حال وجودها. 6 المادة (4) أ- شركة مؤسسة داخل الدولة وفقاً لأحكام قانون الشركات التجارية، ويكون غرضها مزاولة نشاط وساطة التأمين. التأكد من الأنشطة الواردة في الرخصة التجارية والنظام الأساسي وتقديم طلب تأشير في حال تعديل شكل الشركة أو أغراضها. 7 المادة (4) بـ- فرع شركة مؤسسة بمنطقة حرة مالية في الدولة، أو فرع شركة أجنبية، بشرط أن يكون مرخصاً للشركة بمزاولة هذا النشاط في المنطقة الحرة المالية أو الدولة الأم، وبذات أنواع التأمين وفروعه، وأن تكون خاضعة لسلطة رقابية نظيرة، وأن لا تقل فترة ممارستها لوساطة التأمين عن خمس سنوات، وأي ضوابط أو شروط أخرى تضعها الهيئة. التأكد من الأنشطة الواردة في الرخصة الممنوحة للشركة من الهيئة التنظيمية والنظام الأساسي وتقديم طلب تأشير في حال تعديل شكل الشركة أو أغراضها، التأكد من سريان وفعالية الرخصة في البلد الأم وإعلام الهيئة في حال الإيقاف أو التعديل عليها مع إبلاغ الهيئة عن أي تعديلات جوهرية تحدث في الشركة الأم. 8 المادة (4) البند (2) ألا يقل رأس المال المدفوع عن مبلغ (3) مليون درهم إماراتي بالنسبة للشركة المؤسسة داخل الدولة، و(10) مليون درهم إماراتي بالنسبة لفرع الشركة المؤسسة في منطقة حرة مالية أو فرع الشركة الأجنبية. التأكد من النظام الأساسي للشركة، التأكد من عقد التأسيس، التأكد من آخر بيانات مالية مدققة للشركة الأم، شهادة تسجيل الشركة في الهيئة الإشرافية الأم. 9 المادة (4) ببند 3 تقديم خطاب ضمان مصرفي لصالح الهيئة وفقاً للشروط والأحكام المشار اليها في هذا النظام. يجب العودة على النموذج المنشور في موقع هيئة التأمين والتأكد دوماً من وجود الضمان المصرفي، يجب العمل على إبلاغ الهيئة مباشرة في حال وجود أي تعديل على بيانات الضمان المصرفي. شروط الضمان المصرفي: 1- أن يكون صادراً من أحد المصارف العالمة في الدولة، لصالح رئيس مجلس إدارة الهيئة بصفته ووفقاً للنموذج المعد من قبل الهيئة.
2- أن يكون غير مشروط وغير مقيد، ومتوجب الدفع عند الطلب من قبل الهيئة، في أي وقت، ولا يتم إلغاؤه إلا بموافقة الهيئة الكتابية.
3- أن يكون صادراً لأغراض ضمان تسوية تعاملات وسيط التأمين، ووفائه بالتزاماته الناشئة عن ممارسته لنشاطه تجاه الشركة أو العملاء أو المستفيدين أو تنفيذاً لقرارات الهيئة.
4- أن لا تقل قيمته عن (3) مليون درهم إماراتي بالنسبة للشركة المؤسسة في الدولة، و (1) مليون درهم إمارات لكل فرع تابع لها، وبالنسبة لفرع الشركة الأجنبية أو فرع الشركة المؤسسة في منطقة حرة مالية فلا تقل قيمته عن (5) مليون درهم إماراتي للفرع، و(3) مليون درهم لأي فرع إضافي آخر داخل الدولة.
يجب العودة على النموذج المنشور في موقع هيئة التأمين والتأكد دوماً من وجود الضمان المصرفي، يجب العمل على إبلاغ الهيئة مباشرة في حال وجود أي تعديل على بيانات الضمان المصرفي. 10 تقديم وثيقة تأمين من المسؤولية المهنية لصالح الهيئة وفقاً لشروط والأحكام المشار اليها في هذا النظام.
يجب العودة على النموذج المنشور في موقع هيئة التأمين والتأكد من سريان الوثيقة وإبلاغ الهيئة في حال وجود أي تعديل على الشروط والأحكام أو الإلغاء أو 10 يشترط في وثيقة تأمين المسؤولية ما يلي: 1- أن تكون صادرة عن شركة مرخصة ومقيدة لدى الهيئة، وبعد موافقة الهيئة على شروطها. 2- أن تكون صادرة باسم وسيط التأمين، ولصالح رئيس مجلس إدارة الهيئة بصفته. 3- أن تكون صادرة لضمان المسؤولية المدنية المترتبة عن الأضرار الناشئة عن مزاولة نشاط وساطة التأمين، والخطأ غير المقصود، والسهو والإهمال غير المتعمد. 4- أن تكون سارية المفعول طوال مدة الترخيص، ويسري ذلك على تجديد الترخيص سنوياً، ولا يجوز ممارسة نشاط وساطة التأمين إلا بوجود هذه الوثيقة وسريانها. 5- أن لا يقل مبلغ التأمين في الوثيقة عن (2) مليون درهم إماراتي للشركة المؤسسة في الدولة، على أن لا يتجاوز مبلغ التحمل فيها (30) ألف درهم إماراتي لكل حادث، وبالنسبة لفرع الشركة الأجنبية أو فرع الشركة المؤسسة في منطقة حرة مالية فلا يقل مبلغ التأمين عن (3) مليون درهم إماراتي، على أن لا يتجاوز مبلغ التحمل عن (50) ألف درهم إماراتي لكل حادث. التأكد من تحقق الشروط الواردة في وثيقة تأمين المسؤولية المهنية في الهيئة. 11 تعيين الكادر الفني والإداري اللازم لمزاولة النشاط وفق الشروط التالية: أ- أن يكون شخصاً طبيعياً، متمتعاً بالاهلية الكاملة. ب- أن يكون حسن السير والسلوك، ولم يسبق الحكم عليه بعقوبة مقيدة للحرية في جريمة مخلة بالشرف والأمانة دون أن يرد اليه اعتباره. ج- ألا يكون متوقفاً عن دفع ديونه التجارية حتى لو لم يقترن ذلك بإشهار إفلاسه دون أن يرد اليه اعتباره. العمل على التأكد من توافر الكادر الفني وإعلام الهيئة في حال وجود أي تعديل على الكادر الفني الخاص بالهيئة. 12 يجب على وسيط التأمين أن يتوافر لديه وبصورة مستمرة الكادر الفني اللازم لمزاولة النشاط المرخص له به، ويجب عليه كحد أدنى تعيين كل من: مدير عام أو رئيس تنفيذي مدير عمليات مراقب داخلي، موظف متخصص على الأقل لكل نوع أو فرع من فروع التأمين المرخص بها. الموظفين المتخصصين (موظف تأمين أشخاص وتكوين أموال – موظف تأمين ممتلكات ومسؤوليات – موظف لوساطة إعادة التأمين). يمكن للشركة أن تعين أكثر من موظف متخصص مع الإلتزام بإعلام الهيئة في حال التعديل كما يمكنها تعيين موظفين متخصصين في نوع معين من أنواع التأمين مثل التأمين الصحي. 13 لا يجوز الجمع بين وظيفتين من الوظائف المعتمدة من قبل الهيئة في نفس الوقت التأكد من عدم الجمع بين الوظائف المعتمدة وعدم قيام المراقب الداخلي بأي مهام تنفيذية. 14 يلتزم وسيط التأمين بإخطار الهيئة بشأن تعيين الموظفين المعتمدين، وأي تعديل أو تغيير يطرأ بشأن انتقالهم أو انتهاء خدمتهم وبيان أسباب ذلك، كما يلتزم بإخطار الهيئة فور شغور أي وظيفة من الوظائف المعتمدة لديه وتعيين بديل عنه، لحين ملء المركز الشاغر بصورة دائمة خلال فترة لا تتجاوز (60) يوم عمل من تاريخ شغوره. ضرورة إبلاغ الهيئة بشأن إنتقال وإنهاء خدمات أي من الموظفين المعتمدين والعمل على تقديم مستندات ثبوتية جديدة بشأن الموظفين الجدد ضمن المدة المحددة في المادة. 15 توفير المقر الملائم والبرامج الإلكترونية والأنظمة الفنية اللازمة لمزاولة النشاط. عدم تعديل مقر الشركة دون إبلاغ هيئة التأمين، شروط المكان: توفر مكان ملائم لممارسة العمل ومنها وجود مكان منفصل للمدير العام وللمراقب الداخلي، توفر الأنظمة الإلكترونية المساعدة على أداء العمل وتوفر أنظمة حماية للبيانات والمعلومات، وضع قائمة بالصلاحيات على الأنظمة الخاصة بعمل الشركة وعلى المراقب مراجعة تلك الإجراءات بشكل دوري ومنظم وإبلاغ الهيئة في حال وجود أي خروقات أو معلومات جوهرية تؤثر على أداء الشركة (منها حدوث اختراق أمني للمعلومات، تعرض مقر الشركة للإحتراق، تعرض الشركة للسرقة...الخ) 16 توفير نظام للرقابة الداخلية يكفل سلامة تطبيق القانون والأنظمة والقرارات والتعاميم الصادرة بمقتضاه. شرح عن مهام المراقب الداخلي في الشركة، نطاق العمل الخاص بالمراقب الداخلي من الجوانب الإدارية وكيفية التدقيق عليها، شرح عن الأنظمة والقوانين التي يجب على المراقب تطبيقها واللوائح الداخلية الخاصة بالشركة والتي يجب على الوسيط التدقيق والعمل عليها، شرح لآلية رفع التقارير لمجلس المديرين ودوريتها، شرح عن آلية التدقيق على الدوائر الفنية والتزامها بالأنظمة والتعليمات الخاصة بالهيئة واللوائح الداخلية. 17
18
يقدم طلب الترخيص لمزاولة نشاط وساطة التأمين الى الهيئة وفقاً للنموذج المعد لذلك مشفوعاً بالمعلومات والبيانات والمستندات المؤيدة لطلب وبشكل خاص: 1- الشكل القانوني لطالب الترخيص، مع تقرير يوضح أسماء الشركاء وأعضاء مجلس الإدارة أو مجلس المديرين، والإدارة التنفيذية. 2- إقرار بأن كلّاً من الشركاء والمدير العام أو الرئيس التنفيذي لم يسبق لأي منهم شهر إفلاسه، وتقديم شهادة حسن سير وسلوك، تؤكد عدم الحكم على أي منهم بعقوبة مقيّدة للحرية. 3- بيان يوضح أي التزامات أو مسؤوليات قانونية أو قضائية تتعلق بطالب الترخيص. 4- بيان يوضح الأنظمة الفنية المستخدمة وإجراءات العمل المقترحة لمزاولة نشاط وساطة التأمين. 5- أنواع وفروع التأمين الخاصة بنوع التأمين المطلوب الترخيص له. 6- خطة تدريب وتوطين الإماراتيين. 7- فضلاً عما ورد إعلاه، يشترط في فرع الشركة الأجنبية، أو فرع الشركة المؤسسة في منطقة حرة مالية تقديم ما يلي: أ- شهادة رسمية من الجهة المختصة توضح تأسيسها وسجلها، والتصريح لها بمزاولة نشاط وساطة التأمين في أنواع وفروع التأمين التي ترغب بمزاولتها داخل الدولة. ب- نسخة من البيانات المالية لآخر سنتين ماليتين مدققة ومعتمدة ومعدة بالدرهم الإماراتي. ج- صورة طبق الأصل من قرار مجلس الإدارة أو مجلس المديرين بالموافقة على فتح فرع داخل الدولة. 8- تقديم تعهد باستيفاء كافة شروط الترخيص المطلوبة حال الموافقة على الطلب خلال الفترة التي تقررها الهيئة، وإلا اعتبرت الموافقة كأن لم تكن، وعدم البدء بمزاولة النشاط قبل تحقق الهيئة من استيفاء كافة شروط الترخيص، وصدور موافقتها بشأن ذلك. يجب على ضابط الإمتثال الاحتفاظ بجميع السجلات والمستندات الخاصة بترخيص الشركة والخاصة بالشركاء والمدراء والعمل على مراجعتها دورياً للتأكد من صحتها وفي حال حدوث أي تعديل، العمل على إبلاغ الهيئة مباشرة، ويجب أن يتم تضمين ذلك ضمن دليل الرقابة الداخلية وخطة التدقيق المرحلية والسنوية والمعتمدة من قبل مجلس إدارة الشركة. 19 لوسيط التأمين إضافة نوع أو فرع من أنواع او فروع التأمين الى الترخيص الممنوح له بموجب طلب يقدم الى الهيئة على النموذج المعد لذلك، بعد استيفاء الشروط والمتطلبات الخاصة بذلك. يمكن للوسيط إضافة وساطة لنوع من أنواع التأمين كما يمكنه إضافة أعمال وساطة التأمين مع ضرورة إعلام الهيئة عن أي إضافة تتم على الخدمات المرخص فيها سابقاً. 20 يجدد الترخيص بموجب طلب يقدم الى الهيئة قبل انتهاء مدة الترخيص بشهر على الأقل, يجب على ضابط الإمتثال التأكد من تحقق شروط الترخيص الواردة في النظام، وخاصة خلال الشهر الأخير خلال تجديد رخصة الوسيط (التجديد التلقائي أو الإلكتروني). 21 1- لا يجوز لوسيط التأمين ممارسة نشاطه خلال مدة التوقف. وفي جميع الأحوال يحق له طلب إعادة مزاولة النشاط قبل انتهاء الفترة المحددة للتوقف المؤقت سواء كان التوقف اختيارياً أو بعد زوال المانع. يجب العمل على التأكد من عدم ممارسة الوسيط الموقف عن العمل أو طالب الإيقاف المؤقت من أي عمل جديد، مع التأكيد على ضرورة متابعة الوسيط لمصالح الشركات والعملاء والمستفيدين القدامى قبل صدور قرار الإيقاف. 22 وضع لائحة داخلية مكتوبة خلال (3) أشهر من تاريخ حصوله على الترخيص، وتزويد الهيئة بنسخة عنها مع مراعاة تعديلها بما يتفق مع أي تغييرات تطرأ على القانون أو الأنظمة أو القرارات أو التعاميم الصادرة عن الهيئة، وإخطار الهيئة بذلك. يجب على ضابط الإمتثال مراجعة اللوائح الداخلية المعتمدة من قبل مجلس مديرين الشركة ورفع مقترحات التعديل للاعتماد عليها من مجلس مديرين الشركة مع إبلاغ الهيئة من خلال تقرير الرقابة الداخلية الربعي بمراجعة الإجراءات والتأكد من تطبيقها وإبلاغ الهيئة في حال التعديل عليها. 23 يجب أن تتضمن اللائحة الداخلية البيانات الآتية:
أ. الدورة المستندية الواجب اتباعها منذ بدء تاريخ تعامله مع الشركة، والعميل وحتى إتمام عملية التأمين بالكامل.
ب. الهيكل التنظيمي لوسيط التأمين مع بيان الاختصاصات والمسؤوليات والصلاحيات الفعلية التي يمارسها المدراء وباقي العاملين لديه.
ج. علاقة المركز الرئيسي لوسيط التأمين بفروعه وتحديد الصلاحيات التي يجوز للفرع ممارستها.
د. نظام تسجيل المراسلات. ه. نظام مسك السجلات الداخلية.
و. نظام قيد شكاوى العملاء.
الدورة المستندية الواجب اتباعها في تعامل الوسيط مع شركات التأمين والعملاء. عبارة عن شرح بسيط عن كيفية تنفيذ الخدمة للعميل والاتصال مع شركة التأمين مع رسوم توضيحية للدورة المستندية الخاصة بذلك الهيكل التنظيمي للوسيط، موضحاً فيه المسؤوليات والمهام. صلاحيات أعمال فروع الشركة: الصلاحيات الخاصة بعمل الفرع والمدير وما هي أنواع وساطة التأمين نظام تسجيل المراسلات شرح بسيط عن نظام الصادر والوارد وأنه يوجد بريد متخصص لكل دائرة مع ذكره وبريد للشكاوى وبريد منفصل للرد على استفسارات العملاء،
نظام مسك السجلات الداخلية وطريقة حفظها (الأرشفة). النظام الإلكتروني الخاص بالشركة من حيث حفظ الملفات والسجلات الخاصة بالعملاء وأين تحفظ.24 إعداد دليل تشغيلي لإدارة المخاطر يشمل تعداد وتعريف للمخاطر المحددة التي قد تواجهه، وكيفية معالجتها حال تحققها، وتحديثه ومراجعته بشكل دوري بما يتناسب مع طبيعة عمل وسيط التأمين ووفقاً لما هو معمول به في هذا المجال. دليل تشغيلي بإدارة المخاطر (يشمل تعريف وتعداد ومعالجة المخاطر ذات الصلة لأعمال الوساطة) مثل مخاطر عدم سداد الأقساط من قبل العميل، مخاطر عدم صحة المعلومات من قبل العميل، مخاطر التعرض لغسل الأموال، مخاطر اختراق الأنظمة الإلكترونية من قبل الشركة، مخاطر خارجية مختلفة، مخاطر دوران اليد العاملة... إلخ، كما يجب العمل على مراجعته والتأكد من تطبيقه بشكل دوري. 25 وضع قواعد السلوك المهني للعاملين لديه والإشراف عليهم وتنظيم عملهم بما يضمن تقيدهم بأحكام القانون والأنظمة والقرارات والتعاميم الصادرة عن الهيئة، وخاصة تلك المتعلقة بالأمانة والنزاهة وتضارب المصالح. يجب على ضابط الامتثال التأكد من وضع الشركة وقواعد السلوك المهني والتأكيد على إدارة الشركة لإرسال جميع الأنظمة والتعليمات إلى جميع موظفي الشركة المعنيين والتأكد من إبلاغهم بالتعاميم الصادرة عن هيئة التأمين والمنظمة للعمل ويفضل العمل على تسجيل كافة الاستفسارات الواردة من قبل الموظفين والرد المعتمد من قبل إدارة الشركة عن طريق ضابط الامتثال مما يساعد على ضبط آلية الإلتزام. 26 استقلال وسيط التأمين وفروعه عند ممارسته لنشاط وساطة التأمين عن أي جهة أخرى، سواء من حيث المكان أو الجوانب التنظيمية أو الفنية أو الإدارية. يجب التأكد من فصل المقر الخاص بعمل الوسيط وعدم ممارسة أي نشاط آخر غير وساطة التأمين. 27 التعاون والتنسيق مع المراقب الداخلي وتمكينه من ممارسة مهامه وإخطار الهيئة بأي مخالفة للقانون أو الأنظمة أو القرارات أو الضوابط الصادرة بمقتضاه أو اللوائح الداخلية المعمول بها. يجب على المراقب الداخلي وإدارة الشركة التعاون من أجل تطبيق الأنظمة والقوانين ويجب على المراقب الداخلي رفع تقارير بعد التزام الإدارة العليا بتطبيق الأنظمة والتعليمات وعدم تطبيق الخطط التصويبية، ويجب على إدارة الشركة وضع مبررات لعدم الإلتزام بالخطط التصويبية التي توافق عليه الهيئة. 28 عدم إقالة المراقب الداخلي إلا بقرار من مجلس الإدارة أو مجلس مديري وسيط التأمين على أن يتم إخطار كل من الهيئة والمراقب الداخلي قبل إقالته بمدة لا تقل عن (30) يوم عمل موضحاً به أسباب ومبررات الإقالة. يجب على المراقب الداخلي فور تقديم استقالته أصولاً إلى إدارة الشركة العمل على إبلاغ الهيئة مباشرة، كما يجب على إدارة الشركة إبلاغ الهيئة في حال إقالة المراقب الداخلي تماشياً مع ما جاء في المادة. 29 فتح حساب مستقل في أحد المصارف العاملة في الدولة يخصص للمعاملات المالية ذات العلاقة بأعمال وساطة التأمين فقط، ويخضع هذا الحساب للتدقيق من قبل الهيئة التأكد من وجود حساب مستقل لأعمال وساطة التأمين من حيث استلام ودفع الأقساط الخاصة بالتأمين 30 الفصل التام بين حساباته الخاصة، وحساباته المتعلقة بممارسته نشاط وساطة التأمين. التأكد من فصل حسابات الوسيط من خلال مراجعة الاتفاقية لفتح الحساب مع المصرف ومراجعة الدورية لكشف حسابات المصارف المتعاقد معها للتأكد من التدفقات النقدية الداخلة والخارجة. 31 الامتناع عن الحصول على أي فوائد على الأموال الموضوعة في حساب أعمال وساطة التأمين، أو الاحتفاظ بهذه الأموال في شكل ودائع ثابتة أو الحصول على تسهيلات ائتمانية أو قروض مصرفية بضمان هذه الأموال. يجب التأكد أن نوع الحساب المخصص لممارسة نشاط وساطة التأمين هو من نوع الحسابات الجارية غير المرتبطة بالحصول على تسهيلات ائتمانية أو قروض مصرفية بضمان هذه الأموال أو وضع الأموال المتحصّلة في شكل ودائع ثابتة، ويجب العمل على مراجعة الاتفاقيات الخاصة بفتح الحساب. 32 المحافظة على الملاءة المالية اللازمة لمزاولة نشاطه وبما يحقق ضمان وفائه المستمر بالتزاماته وفقاً للقواعد التي تضعها الهيئة. يجب مراجعة شروط الملاءة المالية الواردة في القرار رقم 58 من حيث توفر الحد الأدنى لرأس المال المدفوع وبشكل دائم، توفر الضمانات المصرفية، توفر سيولة كافية وفق القرارات الصادرة من هيئة التأمين. 33 التقيد بحدود أنواع وفروع التأمين المرخص لها بمزاولتها. عدم مزاولة أعمال وساطة التأمين في نوع أو فرع جديد قبل الحصول على الترخيص. 34 عدم القيام بإدارة أو تحمل أي مخاطر تأمينية. الإلتزام بعمل وساطة التأمين وعدم قيام الوسيط محل شركة التأمين بالتأمين على أخطار أو تحمل مخاطر تأمينية. 35 إبرام اتفاقيات وساطة تأمين مع الشركات، وموافاة الهيئة بنسخة طبق الأصل من تلك الاتفاقيات خلال أسبوع على الأكثر من إبرامها، وكذلك موافاتها بأي تعديل أو تغيير يتم عليها فور حدوثه. يجب العمل على تحميل كافة الاتفاقيات الموقعة مع شركات التأمين على الموقع الإلكتروني، ثم يتم متابعة شركات التأمين من أجل اعتماد الاتفاقيات على النظام. 36 إبرام اتفاقيتي وساطة تأمين على الأقل مع الشركات خلال (60) يوم عمل من تاريخ الترخيص. يجب توافر اتفاقيتين على الأقل مع شركات التأمين وفي حال عدم وجودها يجب العمل على إبلاغ الهيئة في حال نقصان العدد عن اثنين في أي حال من الأحوال. 37 عدم الاعتماد على شركة واحدة فقط في أي وقت لمزاولة النشاط في الدولة. في حال زيادة نسبة التركز عن 75% يجب العمل على وضع خطة من أجل تخفيض التركيز للتوسط لشركة واحدة. 38 الاحتفاظ بالسجلات والمستندات والحسابات والبيانات المالية التي توضح مركزه المالي، وتعاملاته، واتفاقايات وساطة التأمين مع الشركات، والتفويضات الصادرة له من العملاء، وبيانات العملاء، ونسخ وثائق التأمين الصادرة لهم، وأي مستندات أو بيانات تتعلق بممارسة النشاط، وذلك لمدة (10) سنوات. وضع خطة من أجل الحفاظ على جميع المستندات وبصيغة إلكترونية وورقية ويجب إعلام الهيئة مباشرة في حال وجود أي نوع من أنواع التلف. 39 يتم الاحتفاظ بنسخ احتياطية عن تلك البيانات والمستندات لذات المدة حفاظاً على بيانات العملاء وتعاملاتهم وعدم تعرضها لأي سبب من أسباب التلف، وتمكين الهيئة من الحصول عليها والاطلاع على كل ما يتعلق بها فور طلبها. يجب وضع خطة للاحتفاظ بنسخ احتياطية من البيانات والمستندات وعمل مراجعة دورية للتأكد من آلية الحفظ وعدم تعرضها للتلف أو الإختراق. 40 تبدأ السنة المالية في الأول من يناير وتنتهي في الحادي والثلاثين من ديسمبر من كل عام، على أن تعد الميزانية والحسابات الختامية بالدرهم الإماراتي. التأكد من أن البيانات المالية المدققة والمقدمة للهيئة معدة وفق المعايير الدولية في إعداد التقارير المالية، وتبدأ السنة المالية في الأول من يناير وتنتهي في الحادي والثلاثين من ديسمبر من كل عام، على أن تعد القوائم المالية بالدرهم الإماراتي. 41 تقرير ربع سنوي موقع من رئيس مجلس الإدارة أو المدير العام أو التنفيذي، ومراجع من مدقق الحسابات الخارجي عن أعمال وساطة التأمين والحسابات المتعلقة بها، خلال مدة لا تتجاوز (20) يوم عمل من انتهاء الفترة الربعية. الإلتزام بتقديم البيانات والمستندات ضمن الفترة المسموح بها. 42 تقرير سنوي موقع من مجلس الإدارة أو مجلس المديرين، ومراجع من مدقق الحسابات الخارجي، يتضمن كافة أعمال وساطة التأمين التي مارسها خلال العام والحسابات المتعلقة بها، والحسابات الختامية والميزانية السنوية، مرفقاً به نسخة من اتفاقيات الوساطة التي تم عقدها مع الشركات، وذلك خلال فترة لا تتجاوز (60) يوم عمل من انتهاء السنة المالية. الإلتزام بتقديم البيانات والمستندات ضمن الفترة المسموح بها. 43 إخطار الهيئة فوراً بأي تغيير يطرأ على البيانات أو المستندات التي تم الترخيص بناءً عليها، وذلك خلال (5) أيام عمل من تاريخ حدوث هذا التغيير، وبأي عجز يؤثر على مركزه المالي. يجب إبلاغ الهيئة ضمن المدة المحددة أي تعديلات. 44 اطلاع الهيئة على محتوى حملاته الإعلانية لترويج خدماته قبل عرضها على الجمهور. الحصول على موافقة الهيئة قبل طرح أي إعلان للجمهور. 45 إدراج اسمه ورقم قيده لدى الهيئة على جميع أوراقه، ومراسلاته، ومستنداته، باللغتين العربية والإنجليزية. ويشمل ذلك على سبيل المثال لا الحصر المراسلات الورقية وأي مستندات إعلانية ورقية، المراسلات الإلكترونية. 46 توقيع اتفاقية وساطة تأمين مع كل شركة يتعامل معها على أن تكون محررة باللغة العربية، وموقعة من الطرفين، على أن تظل سارية المفعول طوال فترة تعامله مع الشركة، وأن تتضمن حقوق والتزامات كل طرف بما لا يتعارض مع أحكام نظام الوساطة. مراجعة الاتفاقيات المبرمة مع الشركات. 47 يجب التأكيد على تضمين الاتفاقية التالي: أ. مدة سريان الاتفاقية وكيفية وأسباب إنهائها.
ب. أنواع أو فروع التأمين محل الوساطة.
ج. المنطقة الجغرافية.
د. ما يفيد تفويض وسيط التأمين في استلام أقساط التأمين لحساب الشركة في الحالات التي يجوز له فيها تحصيل الأقساط وعدم استعمال الأقساط المحصلة لأي غرض آخر.
هـ. عمولة وسيط التأمين المتفق عليها، وكيفية احتسابها وموعد استحقاقها، وإجراءات تحصيلها.
مدة سريان الاتفاقية وكيفية وأسباب إنهائها.
أنواع أو فروع التأمين محل الوساطة.
المنطقة الجغرافية .
ما يفيد تفويض وسيط التأمين في استلام أقساط التأمين لحساب الشركة في الحالات التي يجوز له فيها تحصيل الأقساط. وعدم استعمال الاقساط المحصلة لأي غرض آخر.
عمولة وسيط التأمين المتفق عليها، وكيفية احتسابها وموعد استحقاقها، وإجراءات تحصيلها.مراجعة الاتفاقيات المبرمة مع الشركات 48 عدم تضمين الاتفاقية ما يلي:
أ- تفويض وسيط التأمين في إصدار وثائق التامين أو ملاحقها أو إدخال التعديلات عليها عدا إصدار شهادات التأمين على المركبات إن رغب الطرفان بذلك.
ب- تفويض وسيط التأمين باستلام التعويضات المستحقة للعملاء أو المستفيدين لأجل دفعها لمستحقيها.
ج- منع وسيط التأمين من ممارسة نشاطه مع أي شركة أخرى.يحق لوسيط التأمين إصدار شهادات التأمين على المركبات فقط إذا تضمنت الاتفاقية ذلك. لا يجوز تضمين الاتفاقية أي تفويض باستلام التعويضات المستحقة للعملاء أو المستفيدين لأجل دفعها لمستحقيها. 49 تقديم كافة المعلومات والبيانات الخاصة بالعملاء والتي قد تؤثر على القرار الذي تتخذه الشركة بشأن التغطية التأمينية وأسعارها وشروطها، للتمكن من تقييم المخاطر المطلوب تأمينها أو تجديد تأمينها. يجب التأكيد على وضع إجراءات داخلية تضمن إرسال كافة المعلومات والبيانات الخاصة بالعملاء والتي تؤثر على قرار شركات التأمين في التغطية. 50 التأكد من عدم استلام شركة وساطة التأمين لأي أقساط من أنواع أو فروع التأمين التالية: أ- التأمين على الحياة وعمليات تكوين الأموال.
ب- التأمين الصحي الجماعي.
ج- التأمين من أخطار النقل البحري والجوي.
د- تأمين أجسام السفن.
هـ- التأمينات البترولية.
يجب مراجعة الاتفاقيات ومراجعة الإجراءات الداخلية المالية والفنية والتي تضمن عدم استلام أقساط التأمين من هذه الأنواع. 51 عدم استخدام الأوراق التي تحمل إسم الشركة التي يعمل لحسابها في مراسلاته الخاصة، أو مراسلاته لعملائه. 52 المحافظة على سرية الشروط والأسعار والمعلومات والبيانات التي يحصل عليها من الشركة، وعدم إفشاء تلك البيانات لشركات أخرى. وضع إجراءات بالحفاظ على سرية المعلومات أو البيانات ومراجعتها بشكل دوري للتأكد من إلتزام الموظفين والإدارة بما جاء بمقتضاها. 53 توقيع تفويض مكتوب مع كل من عملاءه لتفويضه في القيام بأعمال وساطة التأمين وذلك وفقاً للنموذج المعد لذلك. يجب العمل على توثيق عملية التفويض من خلال التفويض الخطي أو الإلكتروني. 54 صلاحيات وسيط التأمين في إجراء الاتصالات مع أي شركة مرخصة من قبل الهيئة أو مع أي شركة مرخصة يحددها العميل. التأكد من احتواء التفويض على الصلاحيات. 55 مسؤوليات وصلاحيات وسيط التأمين بشأن إجراءات المطالبة بالتعويض الذي قد يستحق للعميل عند إبلاغه بالحادث المؤمّن عليه. التأكد من احتواء التفويض على المسؤوليات والمهام بخدمة ما قبل وما بعد البيع. 56 عدم تقييد الحرية في سحب التفويض وإلغائه، وكذلك عدم تحميله أي أعباء مالية نتيجة ذلك. يجب مراجعة الإجراءات والتفويض المعتمد. 57 تقديم النصح والمشورة الفنية، وإطلاع العميل على أفضل الشروط والأسعار الخاصة بالشركات، والاحتفاظ بالوثائق التي تثبت قيامه بذلك وتدوينها في سجلات منظمة حسب الأصول، والتفاوض لمصلحته، وتمثيله أمام الشركة، وعدم قبض أي عمولة عن أعمال التفاوض. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 58 مراعاة مصالح العميل سواء عند المقارنة بين الشروط والأسعار، ونقاط التغطية التأمينية أو من حيث تفضيل التعامل مع شركة دون الأخرى، وعدم التوصية أو تفضيل إحدى الشركات لمجرد تقديهما عمولة أكبر لوسيط التأمين. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 59 التأكد من إدراك العميل وفهمه لنوع الخدمة التي يقدمها له ولطبيعة العلاقة بينهما، ومن تلبية وثيقة التأمين لمتطلبات العميل. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 60 إخطار العميل بكافة تفاصيل وثيقة التأمين، من حيث نطاق التغطية التأمينية، ونسبة تحمل العميل إن وجدت وقيمة التصفية قبل حلول موعد الاستحقاق أو تحقق الخطر المؤمّن منه، وأي شروط او استثناءات أو قيود على وثيقة التأمين. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 61 بيان أهمية الإفصاح عن المعلومات الأساسية والجوهرية عند تقديم طلب التأمين والنتائج المترتبة على إخفاء أو عدم دقة أو عدم صحّة أي بيانات أو مستندات مقدمة منه، مع بيان مسؤوليته الكاملة عن تلك البيانات والمعلومات. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 62 بيان أهمية الكشف عن أي تغييرات لاحقة قد تؤثر على التغطية التأمينية خلال مدة وثيقة التأمين. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 63 بيان آلية تسديد أقساط التأمين، وأهمية سدادها في المواعيد المحددة، والآثار التي قد تترتب نتيجة عدم الالتزام بتلك المواعيد. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 64 إرسال وثائق التأمين إلى العملاء دون تأخير غير مبرر مرفقاً بها إشعاراُ بضرورة قراءة الوثيقة بعناية. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 65 بيان الإجراءات التي يتوجب على العميل القيام بها حال وقوع الخطر المؤمن منه، والمساعدة في المفاوضات التي تتم مع الشركة والخاصة بالمطالبات التي تنتج عن وقوع ذلك الخطر، مع إخطار العميل فوراُ بقرار الشركة بشأن قبول تقديم التغطية التأمينية الخاصة بتلك المطالبات أو رفضها. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 66 التعامل وفقاً لما تقتضيه مبادئ حسنة النية والشفافية وقواعد ممارسة المهنة وآدابها، مع مراعاة سرية البيانات والمعلومات الخاصة بالعملاء. تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 67 إبلاغ العميل كتابة قبل (20) يوم عمل من انتهاء وثيقة التأمين بموعد انتهائها لبيان رغبته الكتابية بشأن:
أ- تجديد وثيقة التأمين مع وسيط التأمين ذاته من عدمه.
ب- تجديد وثيقة التأمين مع ذات الشركة وبذات الشروط، أو مع ذات الشركة وبشروط مغايرة، أو مع شركة أخرى وفقاً لعروض أخرى يطلعه عليها وسيط التأمين.تضمين الإجراءات الداخلية الخاصة بالشركة الإلتزام بما جاء في نص المادة مع قيام المراقب الداخلي بالمراجعة الدورية للتأكد من التزام موظفي الشركة بمقتضاه. 68 لا يجوز لوسيط التأمين أن يفتح فروع له داخل الدولة إلا بعد الحصول على موافقة الهيئة لكل فرع على حدة. التأكد من الحصول على موافقة الهيئة قبل ممارسة النشاط في أي فرع. 69 صدور قرار من مجلس الإدارة أو مجلس المديرين لدى وسيط التأمين بفتح فرع له. ضرورة وجود قرار من مجلس الإدارة أو المديرين بشأن فتح الفرع. 70 تعيين مسؤول للفرع تتوافر فيه الشروط المحددة في الضوابط التي سيصدرها المدير، ويقدم مسؤول الفرع إقراراً بمسؤوليته الكاملة عن الإدارة الفعلية للفرع. ضرورة توافر الكادر الفني وفق شروط الهيئة. 71 أن يكون قد مضى على ترخيص وسيط التأمين مدة لا تقل عن سنتين زاول خلالهما النشاط بصورة فعلية ولم تُفرض عليه فيهما أي جزاءات أو مخالفات إدارية. ضرورة التأكد من توفر الشرط قبل تقديم المستندات للهيئة. 72 ألا يقل حجم الأقساط التي حققها وسيط التأمين في السنة المالية السابقة على طلب الموافقة عن (3) مليون درهم. مراجعة البيانات المالية السنوية لآخر سنة مالية. مدي الإلتزام م أحكام القرار ملتزم غير ملتزم جاري العمل لا ينطبق أسباب عدم الإلتزام توصيات المراقب الداخلي توصيات الإدارة العليا الإجراءات التصحيحية التوقيت الزمني للتصحيح المرفق مدي الإلتزام م أحكام القرار ملتزم غير ملتزم جاري العمل لا ينطبق أسباب عدم الإلتزام توصيات المراقب الداخلي توصيات الإدارة العليا الإجراءات التصحيحية التوقيت الزمني للتصحيح المرفق ثانياً: المخاطر Risks مستوى المخاطر عالية متوسطة منخفضة لا يوجد أسباب المخاطر استراتيجية التعامل مع المخاطر توصيات الإدارة العليا للتعامل مع المخاطر الإجراءات التصحيحية المتخذة التوقيت الزمني للتصحيح مرفق 1 أولاً: مخاطر تشغيلية: المخاطر التشغيلية 1/1 مخاطر الإدارة: مدى كفاءة ومؤهلات الإدارة. نظام المكافئات والإمتيازات. 1/2 مخاطر الهيكل المالي: نسبة التدفقات المالية من النشاط التشغيلي. 1/3 مخاطر تكنولوجيا المعلومات وجود نسخ احتياطية من البيانات 1/4 مخاطر إدارية مدى كفاءة ومؤهلات الموظفين الهيكل التنظيمي للشركة 2 ثانياً: المخاطر المالية المخاطر المالية 2/1 الكفاءة المالية مدى القدرة على تغطية الإلتزامات طويلة الأجل نسبة المديونية الى رأس المال. 2/2 السيولة المالية حجم النقد والنقد المعادل نسبة الأصول المتداولة الى الإلتزامات المتداولة 2/3 كفاءة رأس المال مجموع حقوق الملكية نسبة الخسائر المتراكمة مدة الإلتزام م أحكام القرار ملتزم غير ملتزم جاري العمل لا ينطبق أسباب عدم الإلتزام توصيات المراقب الداخلي توصيات الإدارة العليا الإجراءات التصحيحية التوقيت الزمني للتصحيح المرفق 3 ثالثاً: مخاطر الائتمان مخاطر الائتمان 3/1 مخاطر الائتمان حجم الأموال المخصصة لأعمال وساطة التأمين 3/2 مخاطر سعر الفائدة نسبة مصاريف الفوائد الى الإيرادات 4 رابعاً: مخاطر الالتزام مخاطر الالتزام 1/4 الاستقلالية وضوح موقع المراقب من الهيكل التنظيمي توجيه تقارير الرقابة الداخلية الى مجلس الإدارة 4/2 إدارة المخاطر مدى وجود دليل إدارة مخاطر تفصيلي تحديد مسؤول إدارة المخاطر أو مسؤول الإلتزام تقارير إدارة المخاطر ومسؤول الإلتزام 5 خامساً: مخاطر قانونية المخاطر القانونية 5/1 عدم الالتزام بالأنظمة والقوانين مخالفة الأنظمة والقوانين والتشريعات التفسير الخاطئ للتشريعات 5/2 التوثيق والاحتفاظ بالمستندات عدم الاحتفاظ بأي من المستندات المطلوبة. عدم مراعاة المدة القانونية للاحتفاظ بالمستندات. طرق وآليات حفظ المستندات 6 سادساً: مخاطر أخرى المخاطر الأخرى 6/1 مخاطر التركز ارتفاع نسبة الذمة المدينة لأحد العملاء انحصار نسبة كبيرة من إيرادات الشركة من العلاقة مع أحد العملاء 6/2 مخاطر سمعة الشركة موقف الشركة من القضايا المرفوعة عليها والعكس وتأثيرها شكاوى العملاء ضد الشركة وتأثيرها مخالفات الشركة من الهيئة والأسواق وتأثيرها 6/3 أخرى مخاطر سعر صرف العملة (في حال الاستثمارات الأجنبية توقيع المراقب الداخيلى توقيع المدير العام - أصدرت هيئة التأمين تعليمات بشأن مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب في أنشطة التأمين بقرار مجلس إدارة الهيئة رقم (13) لسنة 2015 وقد تضمنت التعليمات تعريفات واضحة لأعمال التأمين، ولعملية غسل الأموال وتمويل الإرهاب بالإضافة إلى تعريف المعاملات المشبوهة والمعاملات غير العادية. وفيما يلي خلاصة بأهم المهام الملقاة على عاتق المراقب الداخلي بهذا الصدد منوهين إلى ضرورة الإلتزام الكامل بجميع أحكام التعليمات المذكورة: