1) تلتزم الشركة بأن تحتفظ بسجلات كاملة لمعاملات جميع العمليات المحلية والدولية للفترة التي تعتبر مناسبة للغايات التي أنشئت من أجلها كما يمكن الإحتفاظ بالسجلات الخاصة بالمعاملات المكتملة إما بالشكل الورقي و/أو الالكتروني، على أن يكون الإحتفاظ بسجلات العمليات المكتملة الخاصة بالأعمال المنجزة في الدولة، بطريقة مناسبة وفي مكان يسهل الوصول إليها من قبل الهيئة.

2) على الشركة التي تباشر عمليات التأمين التكافلي على الأشخاص من جهة والتأمين التكافلي للممتلكات والمسؤوليات من جهة اخرى الإحتفاظ بقيود وسجلات منفصلة لكل نوع من نوعي التأمين التكافلي كما يجب على الشركة أن تحتفظ بالسجلات المحاسبية وأي سجلات أخرى حسب الضرورة وذلك من أجل تحديد جميع الموجودات والمطلوبات الخاصة بكل نوع.

3) تلتزم الشركة بالإحتفاظ بنسخ احتياطية لجميع السجلات وفي أماكن مختلفة عن السجلات الأصلية.

4) على الرغم مما ورد في أي تعليمات أخرى، تعتبر المعلومات الإلكترونية أو المعلومات الصادرة عن أجهزة الحاسوب أو الفاكس أو البريد الإلكتروني كافية وصالحة للإثبات إذا تم التقيد بالضوابط التشريعية المتعلقة بها.

1) تكون مدة الإحتفاظ بالسجلات والنسخ الإحتياطية منها بالإضافة إلى أي سجلات وبيانات متعلقة بها (10) عشر سنوات أو أكثر اعتبارا من تاريخ انتهاء النشاط أو العمل المتعلق بالمشترك.

2) تلتزم الشركات بالإحتفاظ بالسجلات لفترات زمنية أطول من الفترة الواردة في البند (1) من هذه المادة عندما تكون السجلات خاضعة لعمليات تحقيق جارية أو لإجراءات قضائية في المحكمة، وفي مثل هذه الحالات فإنه يجب الإحتفاظ بالسجلات لمدة سنتين من تاريخ إصدار الحكم النهائي أو إصدار القرار.

1) على الشركة الإحتفاظ بسجلات كافية لكافة الأعمال التي تمارسها وبحيث تشمل ما يلي:

أ) سجلات اكتتابات التكافل وإصدار الوثائق وسجلات متابعة الوثائق.

ب) سجلات المطالبات.

ج) سجلات الشكاوى.

د) سجلات المخصصات الفنية.

ه) سجلات الملاءة المالية.

و) سجلات متعلقة بالمنتجات.

ز) عقود إعادة التأمين التكافلي والسجلات ذات العلاقة.

ح) سجلات الإستثمار.

ط) السجلات الإكتوارية.

ي) سجلات عمليات الشركة مع شركاتها الزميلة والتابعة.

ك) سجلات حسابات المشتركين التي تتم ادارتها.

ل) سجلات حسابات المساهمين.

م) الإتفاقيات الرئيسية للشركة.

ن) السياسات والإجراءات لجميع العمليات التشغيلية للشركة بما فيها سياسات وإجراءات إدارة المخاطر.

س) جميع السجلات اللازمة للتقارير الإكتوارية.

ع) سجلات أصحاب المهن المرتبطة بالتأمين.

ف) أي سجلات أخرى تطلبها الهيئة.

2) يتم التقيد بما جاء في الملحق المرفق بهذه التعليمات حول الأحكام التفصيلية لأنواع السجلات.

1) للهيئة أو لأي شخص تعينه الحق في إجراء عمليات الرقابة المكتبية والميدانية على جميع الحسابات والسجلات والمعاملات المتعلقة بأعمال التكافل وإعادة التكافل والإستثمارات لدى الشركة وبأصحاب المهن المرتبطة بالتكافل وعلى الشركة وجميع موظفيها تقديم المعلومات والتفاصيل والسجلات المطلوبة .

2) على الشركة عند تعيينها اكتواري مرخص أن تتنازل عن أي التزام بالسرية تجاه الإكتواري إلى الحد الذي يستطيع معه الإكتواري إبلاغ الهيئة بشأن أي مخاوف لديه بخصوص الإخفاقات الجوهرية من قبل الشركة في الالتزام بمتطلبات الهيئة.

3) للهيئة من وقت لآخر أن تقوم بالتفتيش على السجلات الخاصة بأي شركة أو أي من فروعها.

4) للهيئة أن توجه إشعارا خطيا لأي موظف في الشركة لأي من الأسباب التالية:

أ) تزويد الهيئة بأي معلومات.

ب) الحضور أمام الهيئة لمناقشة أي موضوع تطلب الهيئة مناقشته.

5) للشخص المكلف من قبل الهيئة للقيام بأعمال التفتيش و دون اشعار مسبق، فحص السجلات الخاصة بما يلي:

أ) الشركة أو وكيلها، داخل وخارج الدولة.

ب) الشركة في حالة التصفية، أو شركات التأمين التكافلي التي ألغي قيدها و/أو لم يتم إعادة تجديد ترخيصها.

6) يحق للمكلف من قبل الهيئة للقيام بأعمال التفتيش أن يتقصى عن الشركة أو أي شخص يعتقد بأن له علاقة بأعمال الشركة و لديه إلمام بوقائع وظروف أي قضية أو مسألة ذات علاقة، بمن في ذلك مدقق حسابات الشركة أو الإكتواري لدى الشركة، ويجب على الشركة أو هذا الشخص أن يعطي أي سجلات أو معلومات يتم طلبها ضمن الوقت الذي يتم تحديده من الهيئة.

7) لا يكون مدقق الحسابات أو الإكتواري مسؤولا عن الإخلال بأحكام أي عقد أو التزام متعلق بالسرية بسبب تقديم أي سجل أو معلومة للهيئة أو للمكلف من قبل الهيئة للقيام بأعمال التفتيش تنفيذا لمهامه.

8) في حال ثبت للهيئة بأن تقرير الإكتواري لا يعكس الوضع المالي الصحيح للشركة، للهيئة أن تطلب إعادة الفحص من قبل اكتواري تعينه الهيئة على أن تتحمل الشركة مصاريف الفحص المعاد الذي تحدده الهيئة.

9) في حال وجود اختلافات جوهرية في البيانات أو السجلات التي تقدمها الشركة، للهيئة ان تطلب تعديلها خلال فترة محددة.

10) على الشركة أن تقدم أي سجلات أو معلومات تطلبها الهيئة عنها أو عن أي شركة لها علاقة ملكية بالشركة وذلك خلال الفترة الزمنية التي تحددها الهيئة.

1) يلتزم الوكيل بتوثيق جميع البيانات والمعلومات والأوراق المتعلقة بأعمال وكالة التأمين التي يمارسها نيابة عن الشركة أو أي من فروعها في السجلات، حسب مقتضى الحال، بما في ذلك الأمور التالية:

أ) اسم وعنوان الشركة أو أي من فروعها التي يمارس أعماله نيابة عنها.

ب) نسخة من اتفاقية الوكالة المبرمة بينه وبين الشركة.

ج) المذكرات والمراسلات المتعلقة بأعماله.

د) العروض المستلمة نيابة عن الشركة أو أي من فروعها.

ه) اسم طالب التكافل والمشترك والمستفيد بالإضافة إلى تاريخ الإصدار والإشتراكات المحصلة فيما يتعلق بالوثيقة الصادرة.

و) إذا كان الوكيل مفوضا باكتتاب التكافل وإصدار الوثائق نيابة عن الشركة أو أي من فروعها، على الوكيل أن يقوم بتوثيق وثائق التكافل وملحقاتها التي تم إبرامها من قبله نيابة عن الشركة أو أي من فروعها.

ز) نسخة من وثائق التكافل التي يتفق المشترك عليها مع الشركة.

ح) السجلات التي تحمل أرقام متسلسلة والمتعلقة بتحصيل ودفع وتسجيل وتسوية المطالبات وأي معاملات مالية متعلقة بأعمال وكالة التكافل التي تتم ممارستها.

ط) السجلات المصرفية المتعلقة بأعمال وكالة التأمين.

2) يجب أن تكون السجلات المذكورة في هذه المادة على شكل نسخ أصلية أو على أي شكل آخر من أنظمة الحفظ الالكترونية.

3) يلتزم الوكيل بالاحتفاظ بالسجلات بالإضافة إلى النسخ الإحتياطية لمدة لا تقل عن المدد المحددة في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين السارية المفعول.

4) يحتفظ الوكيل بالسجلات لفترات زمنية أطول من الفترات المنصوص عليها في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين عندما تكون هذه السجلات خاضعة لعمليات تحقيق جارية أو لإجراءات قضائية في المحكمة وذلك إلى أن تنتهي الحاجة إليها.

5) للهيئة أن تكلف موظفا أو أكثر أو أن تعين طرفا خارجيا للقيام بالتفتيش في الأوقات المناسبة على سجلات الوكيل، وعلى الوكيل أن يحرص بأن تكون جميع سجلاته متوفرة وعليه أن يتعاون مع الموظف أو الطرف الخارجي المعين حتى يتمكن من تأدية واجباته على أكمل وجه ويتحمل الوكيل جميع المصاريف الخاصة بالطرف الخارجي وفق ما تقرره الهيئة، ما لم تر الهيئة خلاف ذلك.

يلتزم وسيط التأمين بالإحتفاظ بالسجلات وفقا للأحكام والشروط الواردة في نظام وساطة التأمين الساري المفعول والقرارات الصادرة بمقتضاه.

يعتبر الملحق المرفق بهذه التعليمات جزءا لا يتجزأ منها ويقرأ معها.