1) لأغراض إصدار الوثائق واكتتاب التأمين التكافلي وسجلات خدمات التأمين التكافلي تحتفظ الشركات بالمستندات والسجلات التالية كحد أدنى:

أ) طلب وعرض التكافل.

ب) وثيقة التكافل.

ج) تفاصيل أجر الوكالة وحصة المضاربة.

د) الاتفاقية حول أي بنود تغطية التكافل.

ه) عقود إعادة التكافل.

و) إثبات هوية المشترك والمستفيد.

ز) سياسة وإجراءات اكتتاب التأمين التكافلي.

ح) الأسس الفنية التي تم الاعتماد عليها لتحديد أسعار التأمين.

ط) قائمة بالموظفين المشتركين بالنسبة لوثائق التأمين التكافلي الجماعية.

ي) الإقرار الطبي لتكافل الأسرة والرعاية الصحية.

ك) سجل المشتركين.

ل) سجلات إعادة التكافل الخاصة بما فيها التفاصيل الخاصة بمعلومات الإكتتاب حسب اتفاقيات إعادة التكافل، والإشتراكات، والخسائر، والعمولات، والأرصدة المستحقة من وإلى شركات إعادة التأمين التكافلي.

م) سجل مطالبات العملاء.

2) تحتفظ الشركات بسجلات المطالبات الخاصة بمطالبات المشتركين وتصنيفها إلى مطالبات مدفوعة، وغير مدفوعة، ومرفوضة وعلى أن يتضمن كل سجل البيانات التالية كحد أدنى:

أ) طلب وعرض التكافل، إن وجد.

ب) نسخة من وثيقة التكافل.

ج) سياسات وإجراءات المطالبات.

د) معلومات مطالبات المشتركين.

ه) سجل المطالبات.

و) تقرير خبراء تقدير الخسائر والمقيّمين وأية سجلات أخرى متعلقة بالمطالبة والسبب المباشر الذي أدى إلى نشوء الخسارة المغطاة.

ز) الحصة التناسبية من أي وثائق تكافل وإعادة تكافل أخرى سارية.

ح) الإجراء الذي اتخذته الشركات وحالة كل مطالبة.

ط) توكيل من المشترك للشركة لحلولها مقامه في الحالات التالية:

1. مسؤولية شخص ثالث عن الخسارة.

2. الدفاع عن المشترك عند إنكار المسؤولية أو تحديد قيمة التعويض.

ي) اتفاقية تسوية موقعة من قبل شخص بشأن مطالبة مدفوعة باستثناء حالات المطالبات الطبية الإلكترونية حيث يتم الإعفاء من اتفاقية التسوية الموقعة.

3) تحتفظ الشركة فيما يتعلق بحسابات المخصصات الفنية بسجلات فرعية تشمل البيانات التالية:

أ) الطرق والافتراضات المستخدمة في إنشاء المخصصات الفنية للشركة،بما في ذلك الانحرافات السلبية وأسبابها.

ب) طبيعة وأسباب وآثار أي تغيير يطرأ على أسلوب العمل بما في ذلك مبلغ الزيادة أو التخفيض في مخصصات الشركة والمتأتي من التغيير في أسلوب العمل.

ج) فحص الجهد وتحليل السيناريوهات حسب الطلب.

د) عملية احتساب المخصصات المنفذة لكل فترة.

هـ) تطور المطالبات خلال الخمس سنوات السابقة وبما يظهر قيمة الإنحرافات في رصد المخصصات الفنية المطلوبة.

4) بالنسبة لسجلات الإستثمار، يتم الإحتفاظ بالسجلات الفرعية بما فيها كشوفات الإستثمار، ملخص دخل الإستثمار من التكافل والعمليات الأخرى، وتفاصيل المشتقات المالية والموجودات المرهونة، والسجلات المؤيدة بما فيها سجلات الأوراق المالية والمعلومات المتعلقة بالأوراق المالية المحتفظ بها من قبل الشركة خارج الدولة ولائحة الإجارة وسجلات الإجارة.

5) تحتفظ الشركة بالسجلات الاضافية التالية:

أ) أوراق العمل وسجلات التدقيق المدون فيها إشارات مرجعية صحيحة، لتأييد البيانات المالية والاقرارات التنظيمية المطلوب تقديمها الى الهيئة.

ب) كشوفات البنوك، وسجلات الشيكات، والتسويات البنكية الشهرية، وسندات الصرف والقبض المتعلقة بالعمليات في الدولة، والتوثيق الكافي بأن المبالغ المتعلقة بأعمال التكافل في الشركة تودع في حساب مصرفي في الدولة.

ج) السجلات التي تؤيد المبالغ المستحقة من وإلى المكتب الرئيسي أو المؤسسات التابعة، إن وجدت.

د) تقارير حركة الوثائق ومبالغ المخصصات.

ه) سجلات الإشتراكات التي تبين تفاصيل اشتراكات التكافل المكتتبة والمكتسبة وغير المكتسبة.

و) قائمة بقروض الوثائق، والمبالغ المودعة حسب الوثيقة وأصول أو صور طلبات قروض الوثائق.

ز) وصف للنظام المحاسبي.

ح) جميع الاتفاقيات بما في ذلك اتفاقيات الاستعانة بمصادر خارجية والشركات التابعة.

ط) جميع العقود الموقعة والتي تعتبر ذات أهمية للشركة وتتعلق بالعمليات الإدارية للشركة.

ي) السياسات والممارسات التي تحكم عمليات الشركة في الدولة.

ك) سياسات وإجراءات إدارة المخاطر.

ل) تفاصيل محاضر اجتماعات مجلس ادارة الشركة واللجان الأخرى.

م) تفاصيل عن أي مسائل قضائية جارية.

ن) التقارير الإكتوارية بما في ذلك تقارير التقييم، وتقارير المراجعة الخارجية، ودراسات الخبرة وغيرها، والمستندات المؤيدة لها.