الفصل السادس تعليمات أسس تنظيم الدفاتر الحسابية وسجلات كل من الشركات والوكلاء والوسطاء وتحديد البيانات الواجب ادراجها في هذه الدفاتر والسجلات
المادة (1) أنواع الدفاتر المحاسبية
1) أنواع الدفاتر المحاسبية التي يجب الإحتفاظ بها كحد أدنى:
- أ) دفاتر محاسبية بما فيها الدفاتر المحاسبية الفنية.
- ب) الأستاذ العام والأستاذ المساعد.
- ج) دفاتر يومية.
- د) أي دفاتر محاسبية ودفاتر أخرى كافية لتحديد وتأييد العقود والموجودات والمطلوبات والإيرادات والمصروفات المتعلقة بعمليات الشركة.
- ه) أي دفاتر أخرى تطلبها الهيئة.
2) على الشركة التي تزاول عمليات تأمين الأشخاص وتكوين الأموال من جهة وعمليات تأمين الممتلكات والمسؤوليات من جهة اخرى أن تحتفظ بدفاتر منفصلة خاصة بكل نوع من نوعي التأمين. ويجب الإحتفاظ بالمعاملات المتعلقة بكل نوع بشكل منفصل، كما يجب الإحتفاظ بالدفاتر المحاسبية والفنية اللازمة لتحديد جميع الموجودات والمطلوبات المتعلقة بالشركة.
3) للهيئة ولأي شخص تعينه التفتيش على دفاتر وحسابات ومعاملات أي شركة أو أي من فروعها.
4) على الشركة أن تقدم أي وثائق أو معلومات تطلبها الهيئة حول أي شركة تربطها بالشركة علاقة ملكية وتتعلق بدفاتر الشركة وذلك ضمن الفترة الزمنية التي تحددها الهيئة.
5) تحتفظ الشركة بنسخ احتياطية لكافة السجلات ويتم الإحتفاظ بالنسخ الإحتياطية في مكان منفصل وبعيد عن مكان الإحتفاظ بالسجلات الأصلية.
6) على الرغم مما ورد في أي تعليمات أخرى، تعتبر المعلومات الإلكترونية أو المعلومات الصادرة عن أجهزة الحاسوب أو الفاكس أو البريد الإلكتروني كافية وصالحة للإثبات إذا تم التقيد بالضوابط التشريعية المتعلقة بها.
7) تكون الدفاتر الواردة في هذه التعليمات في شكل نسخ أصلية، أو في أي شكل آخر من أشكال نظم الحفظ الإلكترونية.
8) للهيئة أو أي شخص خارجي تعينه الحق في فحص دفاتر الشركة في الأوقات المناسبة وعلى الشركة إتاحة جميع دفاترها والتعاون معهم وتتحمل الشركة جميع مصاريف الشخص الخارجي وفقا لما تقرره الهيئة، ما لم تر الهيئة خلاف ذلك.
9) على الشركة أن تمكن الهيئة من الإطلاع على دفاترها وحساباتها ومستنداتها، وتلتزم بتقديم المعلومات والتسهيلات التي قد تطلبها الهيئة لإجراء التفتيش.
10) تكون مدة الإحتفاظ بالدفاتر والنسخ الإحتياطية منها إضافة إلى أي مستندات وبيانات أخرى ذات صلة لمدة لا تقل عن عشر (10) سنوات اعتبارا من تاريخ نهاية السنة المالية أو نهاية النشاط أو علاقة العمل مع المؤمن له.
11) تحتفظ الشركة بالدفاتر إلى ما بعد الفترة الواردة في البند (10) من هذه المادة إذا كانت هذه الدفاتر خاضعة لتحقيق مستمر أو منظورة لدى المحكمة، وذلك إلى حين عدم الحاجة لمثل هذه الدفاتر.
المادة (2): دفاتر وكلاء التأمين
1) يجب على وكيل التأمين أن يعد لكل سنة مالية ما يلي:
- أ) بيان المركز المالي كما في نهاية كل فترة مالية.
- ب) بيان الدخل لتلك الفترة.
- ج) بيان التدفقات النقدية.
- د) بيان التغيرات في حقوق الملكية.
- ه) إيضاحات حول البيانات المالية أو أي بيانات إضافية قد تطلبها الهيئة.
2) يلتزم وكيل التأمين بالإحتفاظ بحسابات أستاذ منفصلة لكل عميل من عملائه.
3) يحتفظ وكيل التأمين بالدفاترالمعرفة في هذه المادة بالإضافة إلى النسخ الإحتياطية منها للمدة المحددة في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين السارية المفعول.
4) يحتفظ وكيل التأمين بالدفاتر إلى ما بعد الفترة المحددة في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين إذا كانت هذه الدفاتر خاضعة لتحقيق مستمر أو منظورة لدى المحكمة، وذلك لحين عدم الحاجة لمثل هذه الدفاتر.
5) للهيئة تكليف أي من موظفيها أو أن تعين شخصا للقيام بالتفتيش في الأوقات المناسبة على دفاتر الوكيل الذي عليه توفير جميع الدفاتر وتقديم التعاون حتى يتم تأدية ممثل الهيئة لأعماله بشكل كامل، ويتحمل الوكيل جميع المصاريف الخاصة بالطرف الخارجي وفقا لما تقرره الهيئة، ما لم تر الهيئة خلاف ذلك.
المادة (3): دفاتر وسطاء التأمين
يلتزم وسيط التأمين بالإحتفاظ بالدفاتر المحاسبية والفنية واعداد البيانات المالية وفقا للأحكام والشروط الواردة في نظام وساطة التأمين والقرارات الصادرة بمقتضاه.
المادة (4): تدقيق الدفاتر المحاسبية
1) على كل شركة أن تعيّن مدقق حسابات واحد أو أكثر من مدققي الحسابات المؤهلين وذوي الخبرة لمراجعة حساباتها لكل سنة مالية.
2) إذا لم تقم الشركة بتعيين مدقق حسابات خلال أربعة أشهر من بداية السنة المالية، تقوم الهيئة بتعيين مدقق حسابات على نفقة الشركة.
3) يراجع مدقق الحسابات التقارير الإكتوارية التي تعرض المخاطر المباشرة أو المستقبلية التي تواجه الشركة، ويتم تزويد الهيئة بنسخ من هذه التقارير في الوقت الذي تحدده الهيئة.
4) يقوم الخبير الإكتواري المختص في حال وجود مخاطر تعوق قدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها على المدى القصير والمدى الطويل، أو تعوق قدرتها التشغيلية بتقديم تقرير فوري إلى مجلس إدارة الشركة، ويقوم مجلس الإدارة بمراجعة التقرير والتوصية بالإجراءات التصحيحية وإرسال كافة المعلومات إلى الهيئة بما فيها توصيات مجلس إدارة الشركة بشأن هذا التقرير.
5) يشكل مجلس إدارة الشركة لجنة تدقيق مكونة من ثلاثة أعضاء على الأقل (رئيس وعضوين يكون أحدهم خبيرا في الشؤون المالية والمحاسبية) من الأعضاء غير التنفيذيين أو أي من اعضاء اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة، ويجوز تعيين عضو أو أكثر من خارج الشركة إذا كان عدد أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين ليس كافيا وتجتمع لجنة التدقيق مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر، أو عندما تقتضي الضرورة ذلك.
6) تلتزم الشركة بما يلي:
- أ) إنشاء إدارة (رقابة) تدقيق داخلي تكون تابعة إداريا للجنة التدقيق مباشرة وعلى أن يكون مسؤول التدقيق الداخلي الذي يترأس هذه الإدارة حاصلا على شهادة مهنية في تخصص ذي صلة أو لديه الخبرة الملائمة والكافية في مجال اختصاصه.
- ب) تعيين موظف امتثال تكون مهمته التحقق من الإلتزام بجميع القواعد والتشريعات، ويكون هذا الموظف مرتبطا مباشرة بالرئيس التنفيذي أو المدير العام للشركة، وعليه الاتصال بالهيئة مباشرة لتزويدها بالمعلومات وفقا للإجراءات التي تحددها الهيئة.
7) تلتزم الشركة بتزويد الهيئة بخطاب الإدارة الصادر عن مدقق الحسابات الخارجي حول أنظمة الرقابة الداخلية قبل نشر البيانات المالية السنوية.
8) يتم التقيد بما جاء في الملحق (1) والملحق (2) من هذه التعليمات حول الأحكام التفصيلية لتدقيق الدفاتر المحاسبية والأحكام الأخرى ذات الصلة.
المادة (5): الملاحق
تعتبر الملاحق المرفقة بهذه التعليمات جزءا لا يتجزأ منها وتقرأ معها.
ملاحق الفصل السادس تعليمات أسس تنظيم الدفاتر الحسابية وسجلات كل من الشركات والوكلاء والوسطاء وتحديد البيانات الواجب إدراجها في هذه الدفاتر والسجلات
الملحق (1)
1) يقوم مدقق الحسابات الخارجي بالمهام الإضافية التالية:
- أ) للهيئة أن تطلب من مدقق الحسابات القيام بمهام إضافية بما في ذلك:
- (1) تقديم معلومات إضافية تتعلق بالحسابات المدققة وفق ما تحدده الهيئة.
- (2) توسيع نطاق التدقيق.
- (3) إخطارها عن أي مخالفات مالية تُكتشَف خلال عملية التدقيق.
- (4) إخطارها بأي تحفظات تتعلق بحسابات الشركة أو مخصصاتها.
- (5) إخطارها بوجود أي اختلافات في الأنظمة المالية والضوابط وأي بيانات غير دقيقة أو اختلافات جوهرية أو عدم تناسق ملحوظ في الحسابات الختامية للشركة.
- (6) إعداد هذه التقارير والبيانات المالية كما هي مطلوبة من قبل الهيئة وتتحمل الشركة أتعاب مدققي الحسابات عن هذه المهام الإضافية.
- ب) على المدقق عند قيامه بتنفيذ المهمة التي تطلبها الهيئة بموجب الفقرة (أ) أن لا ينتهك أي واجبات أخرى تجاه الشركة أو الهيئة أو المساهمين أو أي طرف ثالث.
2) يجب أن يكون مدقق الحسابات مستقلا بحيث لا يكون رئيسا أو عضوا في مجلس إدارة الشركة أو عضو منتدب أو وكيل أو ممثل لها أو يتولى أي أعمال إدارية فيها، أو يشرف على حساباتها، أو تربطه صلة قرابة وثيقة بشخص يكون مسؤولا عن الإدارة أو الحسابات في تلك الشركة، أو لديه مصلحة غير عادية في الشركة أو أي شركة منافسة لها.
3) إذا لم تتوافر الشروط الواردة في البند (2) من هذا الملحق في مدقق الحسابات المعيّن، فيجب على الشركة تعيين مدقق حسابات آخر.
4) على الشركة تزويد مدقق الحسابات بجميع المعلومات وتقديم المساعدة اللازمة لتنفيذ مهامه.
5) تشمل مهام مدقق الحسابات إعداد تقرير حول الحسابات الختامية والمرحلية بحيث يحتوي هذا التقرير على بيان ما إذا كانت حسابات الشركة قد تم عرضها بشكل عادل وتعكس من الناحية الجوهرية الحالة الفعلية لأوضاع الشركة، وما إذا كانت الشركة قد زودت مدقق الحسابات بأي معلومات وتوضيحات مطلوبة.
6) على فروع شركات التأمين الأجنبية تزويد الهيئة بنسخة من بياناتها المالية المدققة عن عملياتها داخل الدولة مرفقا بها تقرير مدقق الحسابات المرسل إلى مكتبها الرئيسي في الخارج.
7) يجب أن تضمن اتفاقيات الإستعانة بمصادر خارجية إمكانية وصول مدققي حسابات الشركة الداخليين والخارجيين في الوقت المناسب إلى أي معلومات ذات صلة قد يتطلبها الوفاء بمسؤولياتهم.
- أ) للهيئة أن تطلب من مدقق الحسابات القيام بمهام إضافية بما في ذلك:
الملحق (2)
1) تتضمن الواجبات والمسؤوليات الرئيسية للمدقق الداخلي ما يلي:
- أ. تقييم أنظمة إدارة المخاطر والرقابة والحوكمة وتقديم تأكيدات معقولة بأنها تعمل بالشكل المطلوب لكل النظم والعمليات التي تمكّن الشركة من تحقيق أهدافها وغاياتها.
- ب. رفع تقارير مباشرة إلى لجنة التدقيق، أوما يماثلها في هيكل الحوكمة لفروع شركات التأمين الأجنبية، حول قضايا إدارة المخاطر وأوجه قصور الضوابط الداخلية التي يتم تحديدها، وتقديم التوصيات لتحسين عمليات الشركة من حيث فعالية الأداء.
- ج. تقييم التعرض للمخاطر المرتبطة بمدى تحقيق الشركة لاهدافها.
- د. تقييم مدى امكانية الاعتماد وتكامل المعلومات والوسائل المستخدمة لتحديد وقياس وتصنيف والتقرير حول تلك المعلومات.
- ه. تقييم أمن المعلومات واحتمالات التعرض للمخاطر المرتبطة به.
- و. تقييم برامج الإلتزام التنظيمي بالتشاور مع الجهة القانونية.
- ز. تقييم جاهزية الشركة في حالة انقطاع الأعمال.
- ح. العمل والتعاون مع فرق العمل الداخلية والخارجية الأخرى حسبما هو مطلوب.
2) على كل شركة وضع خطة تدقيق و تقييم للمخاطر المؤداة سنويا وبحيث تكون متوافقة مع خطة التدقيق السنوية الرئيسية للشركة.