1) أنواع الدفاتر المحاسبية التي يجب الإحتفاظ بها كحد أدنى:

1. أ) دفاتر محاسبية بما فيها الدفاتر المحاسبية الفنية.
2. ب) الأستاذ العام والأستاذ المساعد.
3. ج) دفاتر يومية.
4. د) أي دفاتر محاسبية ودفاتر أخرى كافية لتحديد وتأييد العقود والموجودات والمطلوبات والإيرادات والمصروفات المتعلقة بعمليات الشركة.
5. ه) أي دفاتر أخرى تطلبها الهيئة.

2) على الشركة التي تزاول عمليات تأمين الأشخاص وتكوين الأموال من جهة وعمليات تأمين الممتلكات والمسؤوليات من جهة اخرى أن تحتفظ بدفاتر منفصلة خاصة بكل نوع من نوعي التأمين. ويجب الإحتفاظ بالمعاملات المتعلقة بكل نوع بشكل منفصل، كما يجب الإحتفاظ بالدفاتر المحاسبية والفنية اللازمة لتحديد جميع الموجودات والمطلوبات المتعلقة بالشركة.

3) للهيئة ولأي شخص تعينه التفتيش على دفاتر وحسابات ومعاملات أي شركة أو أي من فروعها.

4) على الشركة أن تقدم أي وثائق أو معلومات تطلبها الهيئة حول أي شركة تربطها بالشركة علاقة ملكية وتتعلق بدفاتر الشركة وذلك ضمن الفترة الزمنية التي تحددها الهيئة.

5) تحتفظ الشركة بنسخ احتياطية لكافة السجلات ويتم الإحتفاظ بالنسخ الإحتياطية في مكان منفصل وبعيد عن مكان الإحتفاظ بالسجلات الأصلية.

6) على الرغم مما ورد في أي تعليمات أخرى، تعتبر المعلومات الإلكترونية أو المعلومات الصادرة عن أجهزة الحاسوب أو الفاكس أو البريد الإلكتروني كافية وصالحة للإثبات إذا تم التقيد بالضوابط التشريعية المتعلقة بها.

7) تكون الدفاتر الواردة في هذه التعليمات في شكل نسخ أصلية، أو في أي شكل آخر من أشكال نظم الحفظ الإلكترونية.

8) للهيئة أو أي شخص خارجي تعينه الحق في فحص دفاتر الشركة في الأوقات المناسبة وعلى الشركة إتاحة جميع دفاترها والتعاون معهم وتتحمل الشركة جميع مصاريف الشخص الخارجي وفقا لما تقرره الهيئة، ما لم تر الهيئة خلاف ذلك.

9) على الشركة أن تمكن الهيئة من الإطلاع على دفاترها وحساباتها ومستنداتها، وتلتزم بتقديم المعلومات والتسهيلات التي قد تطلبها الهيئة لإجراء التفتيش.

10) تكون مدة الإحتفاظ بالدفاتر والنسخ الإحتياطية منها إضافة إلى أي مستندات وبيانات أخرى ذات صلة لمدة لا تقل عن عشر (10) سنوات اعتبارا من تاريخ نهاية السنة المالية أو نهاية النشاط أو علاقة العمل مع المؤمن له.

11) تحتفظ الشركة بالدفاتر إلى ما بعد الفترة الواردة في البند (10) من هذه المادة إذا كانت هذه الدفاتر خاضعة لتحقيق مستمر أو منظورة لدى المحكمة، وذلك إلى حين عدم الحاجة لمثل هذه الدفاتر.

1) يجب على وكيل التأمين أن يعد لكل سنة مالية ما يلي:

1. أ) بيان المركز المالي كما في نهاية كل فترة مالية.
2. ب) بيان الدخل لتلك الفترة.
3. ج) بيان التدفقات النقدية.
4. د) بيان التغيرات في حقوق الملكية.
5. ه) إيضاحات حول البيانات المالية أو أي بيانات إضافية قد تطلبها الهيئة.

2) يلتزم وكيل التأمين بالإحتفاظ بحسابات أستاذ منفصلة لكل عميل من عملائه.

3) يحتفظ وكيل التأمين بالدفاترالمعرفة في هذه المادة بالإضافة إلى النسخ الإحتياطية منها للمدة المحددة في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين السارية المفعول.

4) يحتفظ وكيل التأمين بالدفاتر إلى ما بعد الفترة المحددة في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين إذا كانت هذه الدفاتر خاضعة لتحقيق مستمر أو منظورة لدى المحكمة، وذلك لحين عدم الحاجة لمثل هذه الدفاتر.

5) للهيئة تكليف أي من موظفيها أو أن تعين شخصا للقيام بالتفتيش في الأوقات المناسبة على دفاتر الوكيل الذي عليه توفير جميع الدفاتر وتقديم التعاون حتى يتم تأدية ممثل الهيئة لأعماله بشكل كامل، ويتحمل الوكيل جميع المصاريف الخاصة بالطرف الخارجي وفقا لما تقرره الهيئة، ما لم تر الهيئة خلاف ذلك.

يلتزم وسيط التأمين بالإحتفاظ بالدفاتر المحاسبية والفنية واعداد البيانات المالية وفقا للأحكام والشروط الواردة في نظام وساطة التأمين والقرارات الصادرة بمقتضاه.

1) على كل شركة أن تعيّن مدقق حسابات واحد أو أكثر من مدققي الحسابات المؤهلين وذوي الخبرة لمراجعة حساباتها لكل سنة مالية.

2) إذا لم تقم الشركة بتعيين مدقق حسابات خلال أربعة أشهر من بداية السنة المالية، تقوم الهيئة بتعيين مدقق حسابات على نفقة الشركة.

3) يراجع مدقق الحسابات التقارير الإكتوارية التي تعرض المخاطر المباشرة أو المستقبلية التي تواجه الشركة، ويتم تزويد الهيئة بنسخ من هذه التقارير في الوقت الذي تحدده الهيئة.

4) يقوم الخبير الإكتواري المختص في حال وجود مخاطر تعوق قدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها على المدى القصير والمدى الطويل، أو تعوق قدرتها التشغيلية بتقديم تقرير فوري إلى مجلس إدارة الشركة، ويقوم مجلس الإدارة بمراجعة التقرير والتوصية بالإجراءات التصحيحية وإرسال كافة المعلومات إلى الهيئة بما فيها توصيات مجلس إدارة الشركة بشأن هذا التقرير.

5) يشكل مجلس إدارة الشركة لجنة تدقيق مكونة من ثلاثة أعضاء على الأقل (رئيس وعضوين يكون أحدهم خبيرا في الشؤون المالية والمحاسبية) من الأعضاء غير التنفيذيين أو أي من اعضاء اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة، ويجوز تعيين عضو أو أكثر من خارج الشركة إذا كان عدد أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين ليس كافيا وتجتمع لجنة التدقيق مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر، أو عندما تقتضي الضرورة ذلك.

6) تلتزم الشركة بما يلي:

1. أ) إنشاء إدارة (رقابة) تدقيق داخلي تكون تابعة إداريا للجنة التدقيق مباشرة وعلى أن يكون مسؤول التدقيق الداخلي الذي يترأس هذه الإدارة حاصلا على شهادة مهنية في تخصص ذي صلة أو لديه الخبرة الملائمة والكافية في مجال اختصاصه.
2. ب) تعيين موظف امتثال تكون مهمته التحقق من الإلتزام بجميع القواعد والتشريعات، ويكون هذا الموظف مرتبطا مباشرة بالرئيس التنفيذي أو المدير العام للشركة، وعليه الاتصال بالهيئة مباشرة لتزويدها بالمعلومات وفقا للإجراءات التي تحددها الهيئة.

7) تلتزم الشركة بتزويد الهيئة بخطاب الإدارة الصادر عن مدقق الحسابات الخارجي حول أنظمة الرقابة الداخلية قبل نشر البيانات المالية السنوية.

8) يتم التقيد بما جاء في الملحق (1) والملحق (2) من هذه التعليمات حول الأحكام التفصيلية لتدقيق الدفاتر المحاسبية والأحكام الأخرى ذات الصلة.

تعتبر الملاحق المرفقة بهذه التعليمات جزءا لا يتجزأ منها وتقرأ معها.