في حال وقوع حادث يترتب عليه مطالبة وفقاً لأحكام الوثيقة يجب على المؤمّن له أو قائد المركبة أن يخطر الجهات الرسمية المختصة والشركة المؤمّن لديها خلال مدة معقولة من تاريخ وقوع الحادث مع تقديم جميع المستندات والبيانات المتعلقة بالحادث، ما لم يكن التأخير لعذر مقبول، ويجب على المؤمّن له تسليم الشركة بأسرع وقت ممكن كل مطالبة أو إنذار أو أوراق قضائية بمجرد تسلمه إياها.
يجب على المؤمّن له أو قائد المركبة إخطار الشركة بأسرع وقت بمجرد علمه بقيام دعوى أو تحقيق أو تحريات خاصة بالحادث المذكور، ما لم يكن التأخير لعذر مقبول، وفي حالة وقوع سرقة أو عمل جنائي آخر على المركبة المؤمّن عليها قد يترتب عليه قيام مطالبة وفقاً لهذه الوثيقة يتعين على المؤمّن له أن يخطر الجهات المختصة بأسرع وقت وأن يقدم كل تعاون للشركة.
لا يجوز للمؤمّن له ولا لمن ينوب عنه تقديم أي إقرار بالمسؤولية أو عرض أو وعد أو دفع أي مبلغ بدون الموافقة الخطية للشركة.