1) يلتزم الوكيل بتوثيق جميع البيانات والمعلومات والأوراق المتعلقة بأعمال وكالة التأمين التي يمارسها نيابة عن الشركة أو أي من فروعها في السجلات، حسب مقتضى الحال، بما في ذلك الأمور التالية:

أ) اسم وعنوان الشركة أو أي من فروعها التي يمارس أعماله نيابة عنها.

ب) نسخة من اتفاقية الوكالة المبرمة بينه وبين الشركة.

ج) المذكرات والمراسلات المتعلقة بأعماله.

د) العروض المستلمة نيابة عن الشركة أو أي من فروعها.

ه) اسم طالب التكافل والمشترك والمستفيد بالإضافة إلى تاريخ الإصدار والإشتراكات المحصلة فيما يتعلق بالوثيقة الصادرة.

و) إذا كان الوكيل مفوضا باكتتاب التكافل وإصدار الوثائق نيابة عن الشركة أو أي من فروعها، على الوكيل أن يقوم بتوثيق وثائق التكافل وملحقاتها التي تم إبرامها من قبله نيابة عن الشركة أو أي من فروعها.

ز) نسخة من وثائق التكافل التي يتفق المشترك عليها مع الشركة.

ح) السجلات التي تحمل أرقام متسلسلة والمتعلقة بتحصيل ودفع وتسجيل وتسوية المطالبات وأي معاملات مالية متعلقة بأعمال وكالة التكافل التي تتم ممارستها.

ط) السجلات المصرفية المتعلقة بأعمال وكالة التأمين.

2) يجب أن تكون السجلات المذكورة في هذه المادة على شكل نسخ أصلية أو على أي شكل آخر من أنظمة الحفظ الالكترونية.

3) يلتزم الوكيل بالاحتفاظ بالسجلات بالإضافة إلى النسخ الإحتياطية لمدة لا تقل عن المدد المحددة في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين السارية المفعول.

4) يحتفظ الوكيل بالسجلات لفترات زمنية أطول من الفترات المنصوص عليها في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين عندما تكون هذه السجلات خاضعة لعمليات تحقيق جارية أو لإجراءات قضائية في المحكمة وذلك إلى أن تنتهي الحاجة إليها.

5) للهيئة أن تكلف موظفا أو أكثر أو أن تعين طرفا خارجيا للقيام بالتفتيش في الأوقات المناسبة على سجلات الوكيل، وعلى الوكيل أن يحرص بأن تكون جميع سجلاته متوفرة وعليه أن يتعاون مع الموظف أو الطرف الخارجي المعين حتى يتمكن من تأدية واجباته على أكمل وجه ويتحمل الوكيل جميع المصاريف الخاصة بالطرف الخارجي وفق ما تقرره الهيئة، ما لم تر الهيئة خلاف ذلك.