تعد الهيئة سجلاً تدوّن فيه طلبات الترخيص التي تقدم إليها ويتم تدوين هذه الطلبات بأرقام متسلسلة وفقاً لتاريخ ورود كل منها، ويكون لكل طلب ملف خاص تودع فيه البيانات والمستندات المقدمة وكل ما اتخذ بشأنه من إجراءات.
بعد التأكد من صحة وكفاية الطلب ومرفقاته ودفع الرسوم المقررة تقوم الإدارة المختصة في الهيئة بتسجيل طلب الترخيص في السجل وفقاً لأحكام هذه اللائحة، ويؤشر على الطلب برقم وتاريخ الإيداع ويسلّم مقدمه إيصالاً يتضمن اسم الشركة وموضوع الطلب ورقم تسجيله في السجل وتاريخه وبياناً بالمستندات المرفقة به.