الفصل الخامس تعليمات السجلات التي تلتزم الشركة بتنظيمها والإحتفاظ بها و البيانات والوثائق التي يجب عليها تزويد الهيئة بها
المادة (1) المتطلبات العامة للسجلات
1) تلتزم الشركة بأن تحتفظ بسجلات كاملة لمعاملات جميع العمليات المحلية والخارجية للفترة التي تعتبر مناسبة للغايات التي أنشئت من أجلها كما يمكن الإحتفاظ بالسجلات الخاصة بالمعاملات المكتملة إما بالشكل الورقي و/أو الالكتروني، على أن يتم الإحتفاظ داخل الدولة بسجلات العمليات المكتملة الخاصة بالأعمال المنجزة في الدولة، بطريقة مناسبة وفي مكان يسهل الوصول إليها من قبل الهيئة.
2) على الشركة التي تباشر عمليات التأمين على الأشخاص وعمليات تكوين الأموال من جهة وتأمين الممتلكات والمسؤوليات من جهة أخرى الإحتفاظ بقيود وسجلات منفصلة لكل نوع من نوعي التأمين كما يجب أن يتم فصل العمليات لكل نوع من نوعي التأمين ويجب على شركة التأمين أن تحتفظ بالسجلات المحاسبية وأي سجلات أخرى حسب الضرورة وذلك من أجل تحديد جميع الموجودات والمطلوبات الخاصة بكل نوع.
3) تلتزم الشركة بالإحتفاظ بنسخ احتياطية لجميع السجلات و في أماكن مختلفة عن أماكن الإحتفاظ بالسجلات الأصلية.
4) على الرغم مما ورد في أي تعليمات أخرى، تعتبر المعلومات الإلكترونية أو المعلومات الصادرة عن أجهزة الحاسوب أو الفاكس أوالبريد الالكتروني كافية وصالحة للإثبات إذا تم التقيد بالضوابط التشريعية المتعلقة بها.
المادة (2): مدة الإحتفاظ بالسجلات
1) تكون مدة الإحتفاظ بالسجلات والنسخ الإحتياطية منها بالإضافة إلى أي سجلات وبيانات متعلقة بها (10) عشر سنوات أو أكثر اعتبارا من تاريخ انتهاء النشاط او العمل المتعلق بالمؤمن له.
2) تلتزم الشركة بالإحتفاظ بالسجلات لفترات زمنية أطول من الفترة الواردة في البند (1) من هذه المادة عندما تكون السجلات خاضعة لعمليات تحقيق جارية أو لإجراءات قضائية في المحكمة، وفي التعليمات مثل هذه الحالات فإنه يجب الإحتفاظ بالسجلات لمدة سنتين من تاريخ إصدار الحكم النهائي أو إصدار القرار.
المادة (3): أنواع السجلات
1. على الشركة الإحتفاظ بسجلات كافية لكافة الأعمال التي تمارسها وبحيث تشمل ما يلي:
- أ. سجلات اكتتابات التأمين وإصدار الوثائق وسجلات متابعة الوثائق.
- ب. سجلات المطالبات.
- ج. سجلات الشكاوى.
- د. سجلات المخصصات الفنية.
- ه. سجلات الملاءة المالية.
- و. سجلات متعلقة بالمنتجات.
- ز. عقود إعادة التأمين والسجلات ذات العلاقة.
- ح. سجلات الاستثمار.
- ط. سجلات عمليات الشركة مع شركاتها الزميلة والتابعة.
- ي. سجلات محفظة التأمين لحملة الوثائق التي تتم إدارتها.
- ك. سجلات أموال المساهمين.
- ل. الاتفاقيات الرئيسية للشركة.
- م. السياسات والإجراءات لجميع العمليات التشغيلية للشركة بما فيها سياسات وإجراءات إدارة المخاطر.
- ن. جميع السجلات اللازمة للتقارير الإكتوارية.
- س. سجلات أصحاب المهن المرتبطة بالتأمين.
- ع. أي سجلات أخرى تطلبها الهيئة.
2. يتم التقيد بما جاء في الملحق المرفق بهذه التعليمات حول الأحكام التفصيلية لأنواع السجلات.
المادة (4): فحص السجلات
1) للهيئة أو لأي شخص تعينه الحق في إجراء عمليات الرقابة المكتبية والميدانية على جميع الحسابات والسجلات والمعاملات المتعلقة بأعمال التأمين واعادة التامين والاستثمارات لدى الشركة وبأصحاب المهن المرتبطة بالتأمين وعلى الشركة وجميع موظفيها تقديم كافة المعلومات والتفاصيل والسجلات المطلوبة.
2) على الشركة عند تعيينها اكتواري مرخص أن تتنازل عن أي التزام بالسرية تجاه الإكتواري إلى الحد الذي يستطيع معه الإكتواري إبلاغ الهيئة بشأن أي مخاوف لديه بخصوص الإخفاقات الجوهرية من قبل الشركة في الإلتزام بمتطلبات الهيئة.
3) للهيئة من وقت لآخر أن تقوم بالتفتيش على السجلات الخاصة بالشركة أو أي من فروعها.
4) للهيئة أن توجه إشعارا خطيا لأي موظف في الشركة لأي من الأسباب التالية:
- أ) تزويد الهيئة بأي معلومات.
- ب) الحضور لدى الهيئة لمناقشة أي موضوع تطلب الهيئة مناقشته.
5) للشخص المكلف من قبل الهيئة للقيام بأعمال التفتيش ودون اشعار مسبق، فحص السجلات الخاصة بما يلي :
- أ) شركة التأمين أو وكيلها، داخل وخارج الدولة، وشركة اعادة التأمين داخل الدولة.
- ب) شركة التأمين في حالة التصفية، أو شركات التأمين التي ألغي قيدها و/أو لم يتم إعادة تجديد ترخيصها.
6) يحق للمكلف من قبل الهيئة للقيام بأعمال التفتيش أن يتقصى عن الشركة أو أي شخص يعتقد بأن له علاقة بأعمال الشركة و لديه إلمام بوقائع وظروف أي قضية أو مسألة ذات علاقة بمن في ذلك مدقق حسابات الشركة أو الإكتواري لدى الشركة، ويجب على الشركة أو هذا الشخص أن يعطي أي سجلات أو معلومات يتم طلبها ضمن الوقت الذي يتم تحديده من قبل الهيئة.
7) لا يكون مدقق الحسابات أو الإكتواري مسؤولا عن الإخلال بأحكام أي عقد أو التزام متعلق بالسرية بسبب تقديم أي سجل أو معلومة للهيئة أو للمكلف من قبل الهيئة للقيام بأعمال التفتيش تنفيذا لمهامه.
8) في حال ثبت للهيئة بأن تقرير الإكتواري لا يعكس الوضع المالي الصحيح للشركة، للهيئة أن تطلب إعادة الفحص من قبل اكتواري آخر تعينه على أن تتحمل الشركة مصاريف الفحص المعاد الذي تحدده الهيئة.
9) في حال وجود اختلافات جوهرية في البيانات أو السجلات التي تقدمها الشركة، للهيئة ان تطلب تعديلها خلال فترة محددة.
10) على الشركة أن تقدم أي سجلات أو معلومات تطلبها الهيئة عنها أو عن أي شركة لها علاقة ملكية بالشركة، وذلك خلال الفترة الزمنية التي تحددها الهيئة.
المادة (5): سجلات وكلاء التأمين
1) يلتزم الوكيل بتوثيق جميع البيانات والمعلومات والأوراق المتعلقة بأعمال وكالة التأمين التي يمارسها نيابة عن الشركة أو أي من فروعها في السجلات، حسب مقتضى الحال، بما في ذلك الأمور التالية:
- أ) اسم وعنوان الشركة أو أي من فروعها التي يمارس أعمال التأمين نيابة عنها.
- ب) نسخة من اتفاقية الوكالة المبرمة بينه وبين الشركة.
- ج) المذكرات والمراسلات المتعلقة بأعماله.
- د) العروض المستلمة نيابة عن الشركة أو أي من فروعها.
- ه) اسم طالب التأمين والمؤمن له والمستفيد بالإضافة إلى تاريخ الإصدار والقسط المحصل فيما يتعلق بالوثيقة الصادرة.
- و) إذا كان الوكيل مفوضا بإصدار الوثائق نيابة عن الشركة، فعليه أن يقوم بتوثيق وثائق التأمين وملحقاتها التي تم إبرامها من قبله نيابة عن الشركة.
- ز) نسخة من وثائق التأمين التي يتفق حامل الوثيقة عليها مع الشركة.
- ح) السجلات التي تحمل أرقام متسلسلة والمتعلقة بتحصيل ودفع وتسجيل وتسوية المطالبات وأي معاملات مالية متعلقة بأعمال وكالة التأمين التي تتم ممارستها.
- ط) السجلات البنكية المتعلقة بأعمال وكالة التأمين.
2) يجب أن تكون السجلات المذكورة في هذه المادة على شكل نسخ أصلية أو على أي شكل آخر من أنظمة الحفظ الالكترونية.
3) يلتزم الوكيل بالإحتفاظ بالسجلات بالإضافة إلى النسخ الإحتياطية لمدة لا تقل عن المدد المحددة في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين السارية المفعول.
4) يحتفظ الوكيل بالسجلات لفترات زمنية أطول من الفترات المنصوص عليها في تعليمات تنظيم أعمال وكلاء التأمين عندما تكون هذه السجلات خاضعة لعمليات تحقيق جارية أو لإجراءات قضائية في المحكمة وذلك إلى أن تنتهي الحاجة إليها.
5) للهيئة أن تكلف موظفا أو أكثر أو أن تعين طرفا خارجيا للقيام بالتفتيش في الأوقات المناسبة على سجلات الوكيل، وعلى الوكيل أن يحرص بأن تكون جميع سجلاته متوفرة وعليه أن يتعاون مع الموظف أو الطرف الخارجي المعين حتى يتمكن من تأدية واجباته على أكمل وجه ويتحمل الوكيل جميع المصاريف الخاصة بالطرف الخارجي وفق ما تقرره الهيئة، ما لم تر الهيئة خلاف ذلك.
المادة (6): سجلات وسطاء التأمين
يلتزم وسيط التأمين بالإحتفاظ بالسجلات وفقا للأحكام والشروط الواردة في نظام وساطة التأمين الساري المفعول والقرارات الصادرة بمقتضاه.
المادة (7): الملحق
يعتبر الملحق المرفق بهذه التعليمات جزءا لا يتجزأ منها ويقرأ معها.
ملحق الفصل الخامس السجلات التي تلتزم الشركة بتنظيمها والإحتفاظ بها و البيانات والوثائق التي يجب عليها تزويد الهيئة بها
الملحق
1) لأغراض إصدار وثائق التأمين والإكتتاب وسجلات خدمات التأمين، تحتفظ الشركات بالمستندات والسجلات التالية كحد أدنى:
- أ) طلب وعرض التأمين.
- ب) وثيقة التأمين.
- ج) الاتفاقية حول أي من بنود تغطية إعادة التأمين.
- د) عقود إعادة التأمين.
- ه) إثبات هوية المؤمن له أو المستفيد.
- و) سياسة وإجراءات اكتتاب التأمين.
- ز) الأسس الفنية التي تم الاعتماد عليها لتحديد أسعار التأمين.
- ح) قائمة بالموظفين المؤمّن لهم بالنسبة لوثائق التأمين الجماعية.
- ط) الإقرار الطبي بالنسبة للتأمين على الأشخاص.
- ي) سجل حملة الوثائق.
- ك) سجلات إعادة التامين بما فيها التفاصيل الخاصة بمعلومات الإكتتاب حسب اتفاقيات إعادة التأمين، والخسائر، والعمولات، والأرصدة المستحقة من وإلى شركات إعادة التأمين.
- ل) سجل شكاوى العملاء.
2) تحتفظ الشركة بسجلات المطالبات الخاصة بمطالبات حملة الوثائق وتصنيفها إلى مطالبات مدفوعة، وغير مدفوعة، ومرفوضة وعلى أن يتضمن كل سجل البيانات التالية كحد أدنى:
أ) طلب وعرض التأمين، إن وجد.
ب) نسخة من وثيقة التأمين.
ج) سياسة وإجراءات المطالبات.
د) معلومات مطالبات حاملي وثائق التأمين.
ه) سجل المطالبات.
و) تقرير خبراء تقدير الخسائر والمقيّمين وأي سجلات أخرى متعلقة بالمطالبة والسبب المباشر الذي أدى إلى نشوء المطالبة المغطاة.
ز) الحصة النسبية من أي وثيقة تأمين وإعادة تأمين سارية.
ح) الإجراء الذي اتخذته الشركة وحالة كل مطالبة.
ط) توكيل من المؤمن له للشركة لحلولها مقامه في الحالات التالية:
- 1) مسؤولية شخص ثالث عن الخسارة.
- 2) الدفاع عن المؤمن له عند إنكار المسؤولية أو تحديد قيمة التعويض.
ي) اتفاقية تسوية موقعة من قبل شخص بشأن مطالبة مدفوعة باستثناء حالات المطالبات الطبية الإلكترونية حيث يتم الإعفاء من اتفاقية التسوية الموقعة.
3) تحتفظ الشركة فيما يتعلق بحسابات المخصصات الفنية بسجلات فرعية تشمل البيانات التالية :
- أ) الطرق والافتراضات المستخدمة في إنشاء المخصصات الفنية للشركة، بما في ذلك الإنحرافات السلبية وأسبابها.
- ب) طبيعة وأسباب وآثار أي تغيير يطرأ على أسلوب العمل بما في ذلك مبلغ الزيادة أو التخفيض في مخصصات الشركة والمتأتي من التغيير في أسلوب العمل.
- ج) فحص الجهد وتحليل السيناريوهات حسب الطلب.
- د) عملية احتساب المخصصات المنفذة لكل فترة.
- ه) تطور المطالبات خلال الخمس سنوات السابقة وبما يظهر قيمة الإنحرافات في رصد المخصصات الفنية المطلوبة.
4) بالنسبة لسجلات الاستثمار، ينبغي الإحتفاظ بالسجلات الفرعية بما فيها كشوفات الاستثمار، ملخص دخل الاستثمار، تفاصيل المشتقات المالية والموجودات المرهونة، والمستندات المؤيدة بما فيها سجلات الأوراق المالية والمعلومات المتعلقة بالأوراق المالية المحتفظ بها من قبل الشركة خارج الدولة.
5) تحتفظ الشركة بالسجلات الإضافية التالية:
- أ) أوراق العمل وسجلات التدقيق المدون فيها إشارات مرجعية صحيحة، لتأييد البيانات المالية والتنظيمية المطلوب تقديمها إلى الهيئة.
- ب) كشوفات البنوك، وسجلات الشيكات، والتسويات البنكية الشهرية، وسندات الصرف والقبض المتعلقة بالعمليات في الدولة، والتوثيق الكافي بأن المبالغ المتعلقة بأعمال التأمين في الشركة مودعة في حساب مصرفي في الدولة.
- ج) السجلات التي تؤيد المبالغ المستحقة من وإلى المكتب الرئيسي أو الشركات التابعة، إن وجدت.
- د) تقارير حركة الوثائق ومبالغ المخصصات.
- ه) سجلات الأقساط التي تبين تفاصيل الأقساط المكتتبة والمكتسبة وغير المكتسبة.
- و) قائمة بقروض الوثائق، والمبالغ المودعة حسب الوثيقة وأصول أو صور طلبات قروض الوثائق.
- ز) وصف للنظام المحاسبي.
- ح) جميع الاتفاقيات بما في ذلك اتفاقيات الاستعانة بمصادر خارجية والشركات التابعة.
- ط) جميع العقود الموقعة والتي تعتبر ذات أهمية للشركة وتتعلق بالعمليات الإدارية للشركة.
- ي) السياسات والممارسات التي تحكم عمليات الشركة في الدولة.
- ك) سياسات وإجراءات إدارة المخاطر.
- ل) تفاصيل محاضر اجتماعات مجلس ادارة الشركة واللجان الأخرى.
- م) تفاصيل عن أي مسائل قضائية جارية.
- ن) التقارير الإكتوارية بما في ذلك تقارير التقييم، وتقارير المراجعة الخارجية، ودراسات الخبرة وغيرها، والمستندات المؤيدة لها.