1) لأغراض إصدار وثائق التأمين والإكتتاب وسجلات خدمات التأمين، تحتفظ الشركات بالمستندات والسجلات التالية كحد أدنى:

1. أ) طلب وعرض التأمين.
2. ب) وثيقة التأمين.
3. ج) الاتفاقية حول أي من بنود تغطية إعادة التأمين.
4. د) عقود إعادة التأمين.
5. ه) إثبات هوية المؤمن له أو المستفيد.
6. و) سياسة وإجراءات اكتتاب التأمين.
7. ز) الأسس الفنية التي تم الاعتماد عليها لتحديد أسعار التأمين.
8. ح) قائمة بالموظفين المؤمّن لهم بالنسبة لوثائق التأمين الجماعية.
9. ط) الإقرار الطبي بالنسبة للتأمين على الأشخاص.
10. ي) سجل حملة الوثائق.
11. ك) سجلات إعادة التامين بما فيها التفاصيل الخاصة بمعلومات الإكتتاب حسب اتفاقيات إعادة التأمين، والخسائر، والعمولات، والأرصدة المستحقة من وإلى شركات إعادة التأمين.
12. ل) سجل شكاوى العملاء.

2) تحتفظ الشركة بسجلات المطالبات الخاصة بمطالبات حملة الوثائق وتصنيفها إلى مطالبات مدفوعة، وغير مدفوعة، ومرفوضة وعلى أن يتضمن كل سجل البيانات التالية كحد أدنى:

أ) طلب وعرض التأمين، إن وجد.

ب) نسخة من وثيقة التأمين.

ج) سياسة وإجراءات المطالبات.

د) معلومات مطالبات حاملي وثائق التأمين.

ه) سجل المطالبات.

و) تقرير خبراء تقدير الخسائر والمقيّمين وأي سجلات أخرى متعلقة بالمطالبة والسبب المباشر الذي أدى إلى نشوء المطالبة المغطاة.

ز) الحصة النسبية من أي وثيقة تأمين وإعادة تأمين سارية.

ح) الإجراء الذي اتخذته الشركة وحالة كل مطالبة.

ط) توكيل من المؤمن له للشركة لحلولها مقامه في الحالات التالية:

1. 1) مسؤولية شخص ثالث عن الخسارة.
2. 2) الدفاع عن المؤمن له عند إنكار المسؤولية أو تحديد قيمة التعويض.

ي) اتفاقية تسوية موقعة من قبل شخص بشأن مطالبة مدفوعة باستثناء حالات المطالبات الطبية الإلكترونية حيث يتم الإعفاء من اتفاقية التسوية الموقعة.

3) تحتفظ الشركة فيما يتعلق بحسابات المخصصات الفنية بسجلات فرعية تشمل البيانات التالية :

1. أ) الطرق والافتراضات المستخدمة في إنشاء المخصصات الفنية للشركة، بما في ذلك الإنحرافات السلبية وأسبابها.
2. ب) طبيعة وأسباب وآثار أي تغيير يطرأ على أسلوب العمل بما في ذلك مبلغ الزيادة أو التخفيض في مخصصات الشركة والمتأتي من التغيير في أسلوب العمل.
3. ج) فحص الجهد وتحليل السيناريوهات حسب الطلب.
4. د) عملية احتساب المخصصات المنفذة لكل فترة.
5. ه) تطور المطالبات خلال الخمس سنوات السابقة وبما يظهر قيمة الإنحرافات في رصد المخصصات الفنية المطلوبة.

4) بالنسبة لسجلات الاستثمار، ينبغي الإحتفاظ بالسجلات الفرعية بما فيها كشوفات الاستثمار، ملخص دخل الاستثمار، تفاصيل المشتقات المالية والموجودات المرهونة، والمستندات المؤيدة بما فيها سجلات الأوراق المالية والمعلومات المتعلقة بالأوراق المالية المحتفظ بها من قبل الشركة خارج الدولة.

5) تحتفظ الشركة بالسجلات الإضافية التالية:

1. أ) أوراق العمل وسجلات التدقيق المدون فيها إشارات مرجعية صحيحة، لتأييد البيانات المالية والتنظيمية المطلوب تقديمها إلى الهيئة.
2. ب) كشوفات البنوك، وسجلات الشيكات، والتسويات البنكية الشهرية، وسندات الصرف والقبض المتعلقة بالعمليات في الدولة، والتوثيق الكافي بأن المبالغ المتعلقة بأعمال التأمين في الشركة مودعة في حساب مصرفي في الدولة.
3. ج) السجلات التي تؤيد المبالغ المستحقة من وإلى المكتب الرئيسي أو الشركات التابعة، إن وجدت.
4. د) تقارير حركة الوثائق ومبالغ المخصصات.
5. ه) سجلات الأقساط التي تبين تفاصيل الأقساط المكتتبة والمكتسبة وغير المكتسبة.
6. و) قائمة بقروض الوثائق، والمبالغ المودعة حسب الوثيقة وأصول أو صور طلبات قروض الوثائق.
7. ز) وصف للنظام المحاسبي.
8. ح) جميع الاتفاقيات بما في ذلك اتفاقيات الاستعانة بمصادر خارجية والشركات التابعة.
9. ط) جميع العقود الموقعة والتي تعتبر ذات أهمية للشركة وتتعلق بالعمليات الإدارية للشركة.
10. ي) السياسات والممارسات التي تحكم عمليات الشركة في الدولة.
11. ك) سياسات وإجراءات إدارة المخاطر.
12. ل) تفاصيل محاضر اجتماعات مجلس ادارة الشركة واللجان الأخرى.
13. م) تفاصيل عن أي مسائل قضائية جارية.
14. ن) التقارير الإكتوارية بما في ذلك تقارير التقييم، وتقارير المراجعة الخارجية، ودراسات الخبرة وغيرها، والمستندات المؤيدة لها.